檔案管理軟件概述簡單介紹：
檔案管理軟件是方便文書檔案管理而開發(fā)的一個實(shí)用性強(qiáng)，操作方便的文件檔案管理軟件。它可以很方便的進(jìn)行文件分類、檔案管理、以及文件檔案的借閱管理、文件檔案的查詢管理。主要功能包括文件檔案基礎(chǔ)信息管理(卷庫管理、文件分類管理、公文類別管理)，檔案管理，借閱管理包括借閱的信息，以及滿足用戶需求的報表輸出功能。并且本軟件還提供了權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份及數(shù)據(jù)恢復(fù)等系統(tǒng)維護(hù)功能。軟件采用以文件檔案信息管理為中心的場景管理模式。支持卷庫信息樹分類管理，支持借閱人員樹分類管理。幫助用戶輕松管理文件檔案。
功能模塊介紹：
1、未歸檔文件管理 是檔案管理的組成部分，包括未歸檔文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、立卷歸檔、資料整理、借閱管理、文件檢索、信息統(tǒng)計、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能，涵蓋文件管理的全過程。
2、全宗管理 是檔案管理的組成部分，包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計、檢索、打印、輸出等。
3、案卷管理 是檔案管理的組成部分，包括案卷著錄、編制案卷、開放管理、案卷鑒定、案卷銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、統(tǒng)計、打印輸出等。
4、卷內(nèi)文件管理 是檔案管理的組成部分，包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等。
5、歸檔文件管理 是檔案管理的組成部分，包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等
6、資料管理 包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、借閱管理、移交接收、檢索查詢、統(tǒng)計報表、打印輸出等。
7、系統(tǒng)維護(hù) 包括用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、密級和地址設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)、分類設(shè)置、界面設(shè)置、系統(tǒng)模板設(shè)置、文件夾設(shè)置等功能。 8、數(shù)據(jù)管理 包括提示項(xiàng)設(shè)置、倒排項(xiàng)設(shè)置、統(tǒng)計界面設(shè)置、報表設(shè)置、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能。
9、綜合檢索 具備進(jìn)行跨模塊之間的模糊查詢功能。
10、電子原文的數(shù)據(jù)庫保存 通過電子文件引入后實(shí)現(xiàn)了電子文件的數(shù)據(jù)庫保存?zhèn)浞?實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入，建立檔案全文庫，
11、界面新穎 所有界面較以前有較大改進(jìn)，不管是錄入界面、檢索界面、瀏覽界面都給人良好的視覺感受。
12、多點(diǎn)同時錄入與數(shù)據(jù)共享 網(wǎng)絡(luò)版軟件支持多點(diǎn)的同時錄入、綜合檢索、數(shù)據(jù)共享等功能。
13、數(shù)據(jù)完全 利用服務(wù)器磁盤陣列多重備份、建立完整的權(quán)限體系、數(shù)據(jù)實(shí)時備份等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散管理有更強(qiáng)的保障。
14、最大的優(yōu)點(diǎn)是可以自定義。根據(jù)各單位不同的檔案類型，自定義規(guī)范的檔案管理模板、錄入界面、打印報表等，操作簡單、適用性強(qiáng)。
前景分析：
檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作,涉及了單位所有部門,每個部門均可能產(chǎn)生檔案材料,檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經(jīng)過多年的發(fā)展,檔案管理已形成較嚴(yán)格的管理流程,檔案庫存比較規(guī)范。但由于文件、檔案數(shù)量較多,分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變,并且檔案所涉及的部門很多,各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄,它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面,沒有相互連接的信息渠道,數(shù)據(jù)通常被封存在各部門的計算機(jī)上,造成工作的重復(fù),增加出錯的幾率,因此管理有一定的難度。先進(jìn)的管理思想要用先進(jìn)的管理手段來實(shí)現(xiàn)。在激烈的市場競爭中,很多單位對文件的管理和執(zhí)行提出了更高的要求。文件的管理是一項(xiàng)復(fù)雜程度高,操作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?工作中的每點(diǎn)疏忽都可能對實(shí)際的生產(chǎn)、安全造成損失,因此運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化的方式來實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文件、檔案管理的現(xiàn)代化具有重要意義。
在信息化建設(shè)的熱潮中,隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善,很多單位由于受知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)效益等因素的制約,在計算機(jī)輔助管理檔案的應(yīng)用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設(shè)自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務(wù)系統(tǒng),促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這對提高檔案管理與服務(wù)水平具有十分重要的意義。
檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護(hù)檔案的本質(zhì)特性和根本價值,并運(yùn)用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。 企業(yè)如何進(jìn)行信息化檔案管理工程檔案存在的問題有哪些
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定缺失，造成檔案管理無序混亂 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定即信息系統(tǒng)工程建設(shè)中的檔案管理專項(xiàng)規(guī)程，其具體可包含《項(xiàng)目檔案管理辦法》、《文件歸檔范圍及保存期限表》、《歸檔文件分類編碼表》等等。在實(shí)際的工程管理中，由于項(xiàng)目管理人員的管理能力、對國家政策的認(rèn)知程度、對工程開展的意義理解程度不同，導(dǎo)致工程中隊檔案管理的重視程度不一，導(dǎo)致工程專項(xiàng)檔案部分的工作開展參差不齊。建設(shè)單位檔案管理部門在缺失工程檔案管理辦法的情況系下，依靠文書檔案的管理方法很難對工程檔案進(jìn)行有效的分類與歸檔。工程最終形成的檔案雜亂無章，比如，同一案卷內(nèi)有圖紙、有資料、有建設(shè)單位自身的工程來往批復(fù)文件、有系統(tǒng)后期的試運(yùn)行及驗(yàn)收資料。整體表現(xiàn)為先后混亂、分類混亂、輕重混亂。完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性無從考證，單從檔案的查詢與調(diào)閱而言，就更是難上加難。
檔案管理規(guī)定于項(xiàng)目管理的落實(shí)重視程度不一，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低下 信息化項(xiàng)目自身的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理特點(diǎn)決定了管理規(guī)模及組織的復(fù)雜性，項(xiàng)目管理面向的對象包含信息系統(tǒng)工程使用的用戶、參與項(xiàng)目建設(shè)的單位等等，各自有自身工作重點(diǎn)與范圍且存在工作界面銜接，表現(xiàn)為參與者眾多且存在流動性，工作開展過程的界面交互頻繁與溝通協(xié)調(diào)工作較多。面對眾多的參建單位，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定不明確的前提下，工程文檔產(chǎn)生的形式混亂，檔案的真?zhèn)闻c價值大小那一區(qū)別，同時也不能較為明確的體現(xiàn)出不同工作范圍的內(nèi)部關(guān)聯(lián)；而在有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，缺乏必要的檔案管理培訓(xùn)等措施，也會導(dǎo)致參建單位對標(biāo)準(zhǔn)的理解與執(zhí)行程度不一的情況，造成文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性參差不齊，無法形成高質(zhì)量的檔案。建立必要的檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，并明確必要的檔案管理人員，是重大信息系統(tǒng)工程檔案專項(xiàng)建設(shè)的必要手段。
?聲像、電子文檔等歸檔管理混亂，入檔率低 伴隨著辦公自動化程度的提高以及工程管理信息化手段的多樣，影像、錄音、圖片、電子文檔等記錄方式在檔案中的比重越來越大。工程記錄的載體及記錄形成的過程多存在于電腦硬盤，且以上載體幾乎記錄了工程建設(shè)的所有活動。雖然相關(guān)規(guī)定對電子類文檔提出了具體的要求，但是具體要求在實(shí)際建設(shè)中的落實(shí)程度相較于紙質(zhì)文檔，情況更差，在工程管理中，多見于此類文檔集中刻盤整體存放，多數(shù)的電子文檔仍留存與個人手中或者電腦內(nèi)，時間長了很可能會導(dǎo)致資料的遺失。
檔案軟件管理軟件功能及優(yōu)點(diǎn)
1、未歸檔文件管理
是檔案管理的組成部分，包括未歸檔文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、立卷歸檔、資料整理、借閱管理、文件檢索、信息統(tǒng)計、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能，涵蓋文件管理的全過程。
2、全宗管理
是檔案管理的組成部分，包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計、檢索、打印、輸出等。
3、案卷管理
是檔案管理的組成部分，包括案卷著錄、編制案卷、開放管理、案卷鑒定、案卷銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、統(tǒng)計、打印輸出等。
4、卷內(nèi)文件管理
是檔案管理的組成部分，包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等。
5、歸檔文件管理
是檔案管理的組成部分，包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等。
6、資料管理
包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、借閱管理、移交接收、檢索查詢、統(tǒng)計報表、打印輸出等。
7、系統(tǒng)維護(hù)
包括用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、密級和地址設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)、 分類設(shè)置、界面設(shè)置、系統(tǒng)模板設(shè)置、文件夾設(shè)置等功能。
8、數(shù)據(jù)管理
包括提示項(xiàng)設(shè)置、倒排項(xiàng)設(shè)置、統(tǒng)計界面設(shè)置、報表設(shè)置、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能。
9、綜合檢索
具備進(jìn)行跨模塊之間的模糊查詢功能。
10、電子原文的數(shù)據(jù)庫保存
通過電子文件引入后實(shí)現(xiàn)了電子文件的數(shù)據(jù)庫保存?zhèn)浞?實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入，建立檔案全文庫 ..
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