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檔案管理系統(tǒng)讓企業(yè)檔案管理更加智能化 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
在庫房檔案盤點時，檔案館內工作人員使用相關的超高頻檔案管理系統(tǒng)讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。大大提升了工作效率。
檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，檔案管理系統(tǒng)手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現(xiàn)場核對，使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測檔案管理系統(tǒng)通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、檔案管理系統(tǒng)號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過檔案管理系統(tǒng)通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。
依靠檔案管理系統(tǒng)技術的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務。
借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案架及粘貼有檔案管理系統(tǒng)標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。
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