檔案管理是一項重要的基礎管理工作,涉及了單位所有部門,每個部門均可能產生檔案材料,檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經過多年的發(fā)展,檔案管理已形成較嚴格的管理流程,檔案庫存比較規(guī)范。但由于文件、檔案數量較多,分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變,并且檔案所涉及的部門很多,各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄,它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面,沒有相互連接的信息渠道,數據通常被封存在各部門的計算機上,造成工作的重復,增加出錯的幾率,因此管理有一定的難度。先進的管理思想要用先進的管理手段來實現。在激烈的市場競爭中,很多單位對文件的管理和執(zhí)行提出了更高的要求。文件的管理是一項復雜程度高,操作嚴謹的工作,工作中的每點疏忽都可能對實際的生產、安全造成損失,因此運用網絡化、微機化的方式來實現單位內部文件、檔案管理的現代化具有重要意義。

在信息化建設的熱潮中,隨著數據庫與網絡技術的不斷完善,很多單位由于受知識結構、經濟效益等因素的制約,在計算機輔助管理檔案的應用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設自己的檔案資料數字化管理與服務系統(tǒng),促進檔案資料的數字化存儲與網絡化服務。這對提高檔案管理與服務水平具有十分重要的意義。       

檔案,是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人在從事政治、經濟、軍事、科學技術、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。

檔案管理系統(tǒng)應用前景，檔案管理工作從具體業(yè)務來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質特性和根本價值,并運用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質特性和根本價值得以充分體現。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉變過程。