企業(yè)在導(dǎo)入BPM系統(tǒng)前，需要明確了解流程管理的地位，BPM主要用于流程上的整合與溝通，而非是一個(gè)全能的產(chǎn)品。它需要架構(gòu)于企業(yè)現(xiàn)有的組織架構(gòu)以及各種表單和流程，通過(guò)產(chǎn)品加以進(jìn)行整合以及改善企業(yè)內(nèi)部的流程進(jìn)行，減少內(nèi)部資源損耗，提供明確的透明化信息。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，善用BPM管理系統(tǒng)工具，可以明顯提高效率提高組織生產(chǎn)力以及競(jìng)爭(zhēng)力。
1. 了解企業(yè)內(nèi)部需求
如之前所述，多數(shù)企業(yè)對(duì)于BPM流程管理引擎的初步構(gòu)想都很簡(jiǎn)單，但實(shí)際導(dǎo)入的困難度與企業(yè)的信息化程度、工作量及作業(yè)復(fù)雜度成正比，這部份通常會(huì)因產(chǎn)業(yè)作業(yè)不同而有差異，以下是常見產(chǎn)業(yè)流程管理特性：
制造業(yè)
工作流程定義明確，多數(shù)會(huì)依照SOP進(jìn)行操作
表單作業(yè)復(fù)雜，各個(gè)產(chǎn)品都有專屬的表單格式
數(shù)據(jù)通常都儲(chǔ)存于外部系統(tǒng)或外部數(shù)據(jù)庫(kù)中
部分產(chǎn)品的工作流程重復(fù)性高，所以可善用流程Pattern概念
政府單位
數(shù)據(jù)因具備公文格式，所以在管理上有據(jù)可循
文件成長(zhǎng)速度快，需要具備擴(kuò)充性強(qiáng)以及彈性高的系統(tǒng)
許多文件均具機(jī)密性，需做好事前管制及事后稽核
多數(shù)歸檔數(shù)據(jù)常需要進(jìn)行查詢以及調(diào)閱
金融業(yè)
企業(yè)內(nèi)所有系統(tǒng)都以『穩(wěn)定』作為首要訴求
數(shù)據(jù)交換頻繁多以數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案來(lái)儲(chǔ)存
內(nèi)部信息系統(tǒng)繁多，故需具備對(duì)不同系統(tǒng)進(jìn)行溝通彈性
同時(shí)間在線用戶多，需具備穩(wěn)健負(fù)載承受能力
數(shù)據(jù)多以交易機(jī)制進(jìn)行，需確保數(shù)據(jù)一致完整性
高科技業(yè)
單位組織龐大，系統(tǒng)需具備組織版本控管彈性
內(nèi)部信息系統(tǒng)繁多，故需具備對(duì)不同系統(tǒng)進(jìn)行溝通彈性
重視效率分析以及處理時(shí)間
需提供兩岸三地多語(yǔ)系的功能以跨越不同語(yǔ)系溝通障礙
重視信息交換之及時(shí)性
傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)
電子化程度不高，多以文本進(jìn)行作業(yè)
數(shù)據(jù)多以文本方式儲(chǔ)存
信息所有權(quán)多數(shù)存在于特定人員計(jì)算機(jī)內(nèi)
流程相較前述產(chǎn)業(yè)簡(jiǎn)單
2. 分析企業(yè)內(nèi)部流程管理方式
企業(yè)在導(dǎo)入BPM前需要先了解目前公司內(nèi)有那幾種商業(yè)流程以及每個(gè)流程運(yùn)作方式，和搭配流程所使用的表單，并將整個(gè)流程運(yùn)作方式以Flow Diagram分析出來(lái)，并且找出隱藏的決策點(diǎn)(Decision Node)，在分析的階段中會(huì)發(fā)現(xiàn)到有兩種型式的流程相互交雜如下所述：
Human Work Flow(人與人之間的溝通流程)
泛指在個(gè)關(guān)卡及節(jié)點(diǎn)上只要有人為負(fù)責(zé)處理信息的流程。如部門、人員或關(guān)系人等等…
Information Work Flow(系統(tǒng)與系統(tǒng)間的溝通流程)
不涉及人所存在的關(guān)卡流程。如 Adapter、WebService、數(shù)據(jù)庫(kù)異動(dòng)、程序執(zhí)行、流程變更等等…
3. 進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部流程以及信息成長(zhǎng)評(píng)估
對(duì)多數(shù)的組織來(lái)說(shuō)，每一次的信息采購(gòu)?fù)度氲娜肆百Y金的成本均相當(dāng)高，導(dǎo)入系統(tǒng)之后，往往三至五年之內(nèi)均不會(huì)進(jìn)行更換。在此建議IT人員購(gòu)入BPM系統(tǒng)前，先行評(píng)估未來(lái)三年數(shù)據(jù)的成長(zhǎng)量、表單流程成長(zhǎng)量、硬件成長(zhǎng)量、使用人數(shù)成長(zhǎng)量以及系統(tǒng)軟件擴(kuò)充性，以減少重復(fù)采購(gòu)的成本。
表單流程成長(zhǎng)量
在預(yù)估導(dǎo)入時(shí)，必須與各層部門訪談所要實(shí)施的項(xiàng)目有那些，以及未來(lái)有可能需要實(shí)施的項(xiàng)目。因此需確認(rèn)表單以及流程要在何時(shí)上線，以及每張表單流程的復(fù)雜度，逐一列出后開始排定階段進(jìn)行。
外部系統(tǒng)成長(zhǎng)量
當(dāng)不同系統(tǒng)成長(zhǎng)時(shí)，所面臨的即是各系統(tǒng)間是否可互相溝通，一旦掌握了外部系統(tǒng)格式后，對(duì)于日后的數(shù)據(jù)交換格式即可確認(rèn)，進(jìn)一步評(píng)估重復(fù)使用格式的可能性。
硬設(shè)備成長(zhǎng)量
目前市面上的BPM產(chǎn)品，其硬件需求皆為Server等級(jí)，有些BPM產(chǎn)品是以CPU的方式來(lái)計(jì)價(jià)，因此需確認(rèn)是否要使用到雙CPU或更高等級(jí)的硬設(shè)備，一般而言對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器要求會(huì)更高，因此更需評(píng)估BPM系統(tǒng)是否應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫(kù)伺服可以分散安裝，分散硬件負(fù)載。
使用人數(shù)成長(zhǎng)量
在線使用者多寡也會(huì)決定硬設(shè)備所需承受負(fù)載量，優(yōu)質(zhì)的BPM產(chǎn)品皆會(huì)有第三方公證壓力測(cè)試數(shù)據(jù)來(lái)證明其系統(tǒng)效能。
市面上BPM產(chǎn)品在使用人數(shù)計(jì)價(jià)上通常分為以下兩種計(jì)價(jià)方式
系統(tǒng)中所有用戶人數(shù)計(jì)價(jià)
系統(tǒng)所登記的每個(gè)賬戶皆為一個(gè)license計(jì)價(jià)
在線使用系統(tǒng)人數(shù)計(jì)價(jià)
以同時(shí)上線使用系統(tǒng)的帳戶為一個(gè)license計(jì)價(jià)
系統(tǒng)擴(kuò)充性
在BPM系統(tǒng)采購(gòu)過(guò)程中，最重要卻也常被忽略就是系統(tǒng)擴(kuò)充性，市面上常常會(huì)看到功能性豐富的產(chǎn)品，但每項(xiàng)功能都缺乏擴(kuò)充性或者有功能上的限制。若是在系統(tǒng)評(píng)估時(shí)，沒(méi)考慮到此因素，那未來(lái)要跟其他系統(tǒng)整合，反而會(huì)遭遇更大的問(wèn)題。
4. 投入成本評(píng)估
BPM系統(tǒng)導(dǎo)入過(guò)程中，會(huì)因表單流程組織復(fù)雜度不同，其造成的開發(fā)成本也會(huì)不同，除了軟件的采購(gòu)成本之外，也需將投入開發(fā)維護(hù)的人力成本一并估算，因此系統(tǒng)是否方便開發(fā)是極為重要的因素。一般來(lái)說(shuō)投入的成本與表單數(shù)量、流程復(fù)雜度會(huì)成正比，故于系統(tǒng)采購(gòu)時(shí)，可以先抓出一個(gè)大概的預(yù)算后再進(jìn)行訪價(jià)，一方面可避免花過(guò)多預(yù)算;另一方面可以避免以過(guò)低的價(jià)格買到不完整的產(chǎn)品。對(duì)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)一般標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品應(yīng)可達(dá)到90%的需求，對(duì)于大企業(yè)來(lái)說(shuō)則會(huì)有較多個(gè)性化開發(fā)的需求，個(gè)性化開發(fā)需求的費(fèi)用則為導(dǎo)入項(xiàng)目費(fèi)用的二至三成左右。
現(xiàn)有需要管理的流程
將目前企業(yè)中所需要進(jìn)行電子化的流程表單找出，并且評(píng)估復(fù)雜度以及重要性程度作為參考的依據(jù)。
投入人力工作日
須評(píng)估人員所負(fù)責(zé)的表單以及流程上的開發(fā)和系統(tǒng)的維護(hù)，優(yōu)質(zhì)的BPM系統(tǒng)則會(huì)提供方便開發(fā)的功能以減少程序撰寫及便于開發(fā)維護(hù)來(lái)降低開發(fā)上的時(shí)間成本。
教育訓(xùn)練
廠商應(yīng)定期提供教育訓(xùn)練課程，及提供內(nèi)容完整的產(chǎn)品操作手冊(cè)、教育訓(xùn)練基本/進(jìn)階手冊(cè)。優(yōu)質(zhì)的BPM系統(tǒng)本身具備UI操作便利性，因此可以大幅減少基本操作面上的教育訓(xùn)練。 |
