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OA辦公軟件——從根本解決企業(yè)管理問題

OA是集成的辦公環(huán)境

  辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品�，F(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：

(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
　　
      (二)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。
　　
      (三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。 　
　
      （四）實現(xiàn)文檔管理的自動化�？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
 　　
      （五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。
　　
      （六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
　　
      （七）實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
 　　
    OA的這些功能也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內(nèi)實現(xiàn)辦公自動化應(yīng)用軟件在短短10多年時間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，實現(xiàn)了兩個革命性的飛躍。

  第一代OA 　　
 從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。
　　
         第二代OA 　　
 從20世紀(jì)90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，收發(fā)文件從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。
　　
         第三代OA 　　
 隨著21世紀(jì)知識經(jīng)濟時代的來臨，知識成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與政府信息化建設(shè)的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。與前兩代相比，第三代OA是集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。

 它把現(xiàn)有的“決策支持系統(tǒng)”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”，并以知識管理為核心，提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機制，確保使用者能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向單位現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工從辦公自動化系統(tǒng)中的被動地位轉(zhuǎn)向主動，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力�？梢哉f，第三代OA是一個幫助用戶從“如何做”轉(zhuǎn)到“知道如何做”的過程。