圍繞ERP上線后如何讓系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)作并打好持久戰(zhàn)，CIO必須要有清楚的認(rèn)識，這對于公司來說是一個(gè)不容忽視的問題。好在辦法總比困難多
別讓數(shù)據(jù)毀了你的ERP
ERP上線前的數(shù)據(jù)主要是靜態(tài)的基礎(chǔ)參數(shù)設(shè)置，只要組織大量人員進(jìn)行攻堅(jiān)戰(zhàn)，一般能順利解決。但ERP上線后，數(shù)據(jù)就以動態(tài)為主，例如倉庫的動態(tài)庫存量、財(cái)務(wù)往來數(shù)據(jù)、銷售業(yè)務(wù)和訂單的處理，還有車間生產(chǎn)排程與計(jì)劃變更、計(jì)劃取消等等數(shù)據(jù)。根據(jù)ERP的說法：“垃圾數(shù)據(jù)進(jìn)，垃圾數(shù)據(jù)出”。顯然ERP上線后，讓數(shù)據(jù)時(shí)時(shí)真實(shí)可靠是一個(gè)長期的任務(wù)。但是一般來說企業(yè)在ERP上線之后的前幾個(gè)月都會遇到數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的問題。這里的數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)兩方面。造成這種局面并不是企業(yè)的過錯(cuò)也不是軟件的過錯(cuò)，這是一個(gè)必然的過程。
因此，在ERP系統(tǒng)運(yùn)作初期必須建立對系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)鍵點(diǎn)每天稽核的制度。從制度上要求和保證各個(gè)用戶及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)錄入，使物流、信息流、資金流保持一致，從而保證隨時(shí)從ERP系統(tǒng)獲取的信息都是真實(shí)有效的。
業(yè)務(wù)流程“維穩(wěn)”為主
如果說數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)，那么流程就是靈魂。ERP上線前需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)或重組，主要是為了讓ERP軟件流程與公司業(yè)務(wù)流程配合一致而進(jìn)行的改進(jìn)，這對公司來說屬于大規(guī)模改革性質(zhì)的流程改進(jìn)。但另一方面，企業(yè)在應(yīng)用ERP后，也必然會發(fā)現(xiàn)很多的管理制度與 ERP系統(tǒng)還會產(chǎn)生差異與不一致，這個(gè)時(shí)候就需要對原有的務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整。需要調(diào)整流程的不僅僅是那些上線時(shí)未納入系統(tǒng)的流程，還包括已經(jīng)運(yùn)行了一段時(shí)間的系統(tǒng)流程。但有一個(gè)前提需要清楚的是，必須先確保業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定，然后才能進(jìn)行微調(diào)和改良。否則企業(yè)整天處于大規(guī)模的革命性業(yè)務(wù)流程變動，會讓員工不知如何操作，對ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是致命的打擊。
一般的方法是先將主要業(yè)務(wù)流程用好，再逐步擴(kuò)展到次要業(yè)務(wù)流程。同時(shí)，對于新發(fā)生或者新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程，首先要分析這種新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程是否為企業(yè)一定要選擇或執(zhí)行的業(yè)務(wù)流程。其次要分析該業(yè)務(wù)流程是否要納入系統(tǒng)。還有在將新的業(yè)務(wù)流程納入ERP系統(tǒng)時(shí)一定要做到“數(shù)據(jù)準(zhǔn)，流程清，規(guī)則明，操作熟”。因此，我們必須對使用過程中，不合理的流程、不合理的操作進(jìn)行設(shè)置，對于企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)變更做出響應(yīng)和改良。
別把IT部變成救火隊(duì)
一般來說，公司為了保證系統(tǒng)上線都會成立專職ERP實(shí)施項(xiàng)目組，并制定獎(jiǎng)勵(lì)政策。但是在系統(tǒng)的成功上線后，項(xiàng)目組也就隨之解散。而事實(shí)上，企業(yè)要想保證ERP系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)，必須要制定有效的上線后的IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)和IT維護(hù)流程。必須要有專門的團(tuán)隊(duì)和人員去從事ERP的維護(hù)和改良的工作，并使IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)的工作流程化，以便于配合各業(yè)務(wù)部門提高工作效率，而不是漫無邊際的天天做救火隊(duì)員。
穩(wěn)定運(yùn)行后，也別忘了終端用戶
一旦穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)被創(chuàng)建完成，將實(shí)現(xiàn)每2-3個(gè)月對每個(gè)終端用戶進(jìn)行一次回訪。并且確�；卦L形成文檔，以便以后新員工培訓(xùn)有效利用，及流程改良時(shí)使用。
總之，上線成功只是ERP項(xiàng)目萬里長征走完的第一步，持久的稽核與維護(hù)才是一項(xiàng)長久的工程，只有建立了規(guī)范的上線后維護(hù)服務(wù)流程和管理制度，ERP才會應(yīng)用得更順暢。 |
