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淺談檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)中的作用

   管理信息系統(tǒng)是一門綜合了管理科學(xué)，信息科學(xué)，系統(tǒng)科學(xué)，計(jì)算機(jī)科學(xué)等學(xué)科知識(shí)的交叉學(xué)科。目前，管理信息系統(tǒng)已經(jīng)步入中國工業(yè)企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)中。信息系統(tǒng)與企業(yè)管理的結(jié)合給當(dāng)前企業(yè)管理思想帶來的新的變化，它對(duì)企業(yè)生產(chǎn)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都帶來效益上的極大提高，特別是對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)產(chǎn)生了積極而明顯的變化，進(jìn)而更深層次地影響到了企業(yè)的戰(zhàn)略實(shí)施，當(dāng)然，我們也要看到信息系統(tǒng)的應(yīng)用存在的問題，我們必須采取一些有效的應(yīng)對(duì)措施。

   近幾年來計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，高速緩存的大存儲(chǔ)空間的檔案影星管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業(yè)性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達(dá)到的是實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、管理高效和能夠快速查詢相關(guān)信息的狀態(tài)，而檔案管理信息化所具有的不可替代的特點(diǎn)恰好為這一設(shè)想的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)好機(jī)會(huì)。

   檔案管理在企業(yè)管理中的地位 
   首先，檔案管理對(duì)企業(yè)的大量資料進(jìn)行保存和加以利用，實(shí)現(xiàn)共享和增值。一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實(shí)物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)家決策要根據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息，搞好企業(yè)需要匯集各方面信息，對(duì)決策而言，信息與人才、資金同等重要，有時(shí)甚至更重要。沒有資料管理、數(shù)字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)會(huì)。

   目前，企業(yè)檔案管理特別是中小民營企業(yè)檔案管理普遍比較薄弱，主要原因是企業(yè)老板的檔案意識(shí)不強(qiáng)，管理方式原始，甚至還存在不知檔案為何物，更談不上檔案利用了。有的即便是利用檔案也是很原始的，忽視了檔案為企業(yè)文化、形象、企業(yè)精神等方面的二次深層次開發(fā)。要改變這一狀況，企業(yè)管理者必須樹立知識(shí)管理思想，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的需要建立科學(xué)的檔案管理制度，包括對(duì)各類文件、材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱和銷毀等內(nèi)容，并對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效識(shí)別、全面搜集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，以此促進(jìn)知識(shí)共享、鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，它是利用企業(yè)集體智慧提高企業(yè)應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力的重要途徑。

   其次，檔案管理可以簡(jiǎn)化工作程序，提高企業(yè)管理。企業(yè)管理千頭萬緒，但不論業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)資金，企業(yè)文化、社區(qū)往來等等，都離不開企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的工作。相關(guān)人員要有原始憑證、文件記錄保存的習(xí)慣；要有程序制度逐級(jí)辦理的手續(xù)履行；要有回執(zhí)、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本；要有當(dāng)事人的墨跡、影像、聲音、照片、字條等等，都是法律證據(jù)的基本要素。 
 
   最后，檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展都有特殊作用。企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的對(duì)社會(huì)、國家及本企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業(yè)在日常的工作當(dāng)中，注重對(duì)各種文件材料的形成和積累，并且按照特定的要求科學(xué)的進(jìn)行分類整理，統(tǒng)一對(duì)企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理，來使得檔案能夠有效的被利用。