前景分析： 檔案管理是一項重要的基礎管理工作,涉及了單位所有部門,每個部門均可能產(chǎn)生檔案材料,檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經(jīng)過多年的發(fā)展,檔案管理已形成較嚴格的管理流程,檔案庫存比較規(guī)范。但由于文件、檔案數(shù)量較多,分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變,并且檔案所涉及的部門很多,各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄,它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面,沒有相互連接的信息渠道,數(shù)據(jù)通常被封存在各部門的計算機上,造成工作的重復,增加出錯的幾率,因此管理有一定的難度。先進的管理思想要用先進的管理手段來實現(xiàn)。在激烈的市場競爭中,很多單位對文件的管理和執(zhí)行提出了更高的要求。文件的管理是一項復雜程度高,操作嚴謹?shù)墓ぷ?工作中的每點疏忽都可能對實際的生產(chǎn)、安全造成損失,因此運用網(wǎng)絡化、微機化的方式來實現(xiàn)單位內(nèi)部文件、檔案管理的現(xiàn)代化具有重要意義。
在信息化建設的熱潮中,隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡技術的不斷完善,很多單位由于受知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟效益等因素的制約,在計算機輔助管理檔案的應用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務系統(tǒng),促進檔案資料的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡化服務。這對提高檔案管理與服務水平具有十分重要的意義。
檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟、軍事、科學技術、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業(yè)務來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質(zhì)特性和根本價值,并運用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。
功能模塊介紹：
1、未歸檔文件管理 是檔案管理的組成部分，包括未歸檔文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、立卷歸檔、資料整理、借閱管理、文件檢索、信息統(tǒng)計、打印輸出、系統(tǒng)設置等功能，涵蓋文件管理的全過程。
2、全宗管理 是檔案管理的組成部分，包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計、檢索、打印、輸出等。
3、案卷管理 是檔案管理的組成部分，包括案卷著錄、編制案卷、開放管理、案卷鑒定、案卷銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、統(tǒng)計、打印輸出等。
4、卷內(nèi)文件管理 是檔案管理的組成部分，包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等。
5、歸檔文件管理 是檔案管理的組成部分，包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等
6、資料管理 包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、借閱管理、移交接收、檢索查詢、統(tǒng)計報表、打印輸出等。
7、系統(tǒng)維護 包括用戶權限設置、系統(tǒng)日志管理、密級和地址設置、數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復、分類設置、界面設置、系統(tǒng)模板設置、文件夾設置等功能。 8、數(shù)據(jù)管理 包括提示項設置、倒排項設置、統(tǒng)計界面設置、報表設置、數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)導出等功能。
9、綜合檢索 具備進行跨模塊之間的模糊查詢功能。
10、電子原文的數(shù)據(jù)庫保存 通過電子文件引入后實現(xiàn)了電子文件的數(shù)據(jù)庫保存?zhèn)浞?實現(xiàn)檔案的全文錄入，建立檔案全文庫，
11、界面新穎 所有界面較以前有較大改進，不管是錄入界面、檢索界面、瀏覽界面都給人良好的視覺感受。
12、多點同時錄入與數(shù)據(jù)共享 網(wǎng)絡版軟件支持多點的同時錄入、綜合檢索、數(shù)據(jù)共享等功能。
13、數(shù)據(jù)完全 利用服務器磁盤陣列多重備份、建立完整的權限體系、數(shù)據(jù)實時備份等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散管理有更強的保障。
14、最大的優(yōu)點是可以自定義。根據(jù)各單位不同的檔案類型，自定義規(guī)范的檔案管理模板、錄入界面、打印報表等，操作簡單、適用性強。
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