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選購檔案文件管理系統(tǒng)經(jīng)驗分析

       1、購買檔案文件管理系統(tǒng)前要做好需求分析。在選擇檔案文件管理系統(tǒng)前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要，不要一開口就說：我要一款最好、功能最全的檔案軟件。要知道，絕對通用的檔案文件管理系統(tǒng)是不存在的，就象Windows操作系統(tǒng)一樣，它不可能適合所有用戶。沒有絕對通用的軟件是一個普遍性原則。

      搞清楚自己的需要這是購買檔案文件管理系統(tǒng)的前提，如有的檔案部門擬同時建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館，那么其對檔案文件管理系統(tǒng)功能的要求就比較全面，有的只是想實現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化檢索，其要求就比較簡單。
 
           你要針對自己的需求與軟件廠商溝通，這樣就不難找到合適的檔案軟件了。我所在的工作單位，需要管理的檔案種類比較多，但每個種類只需要能快速查詢就行，不太需要深入復(fù)雜的功能，檔案文件管理系統(tǒng)的自定義檔案模板就很好的滿足了我這方面的需求，從而成為我選擇檔案的首要理由，但這并不適合所有用戶，比如有的用戶要管理人事檔案，而且對人事檔案方面的管理有一個對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的工作流程，而不是只需要查詢、打印那么簡單，那么用檔案這些互相獨立的模板去管理，用起來肯定就不如專門的人事檔案軟件方便了。

　  2、檔案文件管理系統(tǒng)的運行要穩(wěn)定。有的軟件廠商在其廣告上宣傳的天花亂墜，但真正購買后用起來，才發(fā)現(xiàn)許多問題，而這時錢也付了，數(shù)據(jù)也錄入了很多，發(fā)現(xiàn)問題也只能打嘴官司。我購買檔案文件管理系統(tǒng)的前提是，我使用了有半年多，因為擔(dān)心到期后不能使用，專門建了個檔案模板錄入一些無用的數(shù)據(jù)，目的就是為了反復(fù)對軟件進(jìn)行測試，結(jié)果半年來軟件運得非常良好，偶爾發(fā)現(xiàn)些問題開發(fā)商也都及時幫我解決了，這就打消了我的疑慮，使我對軟件、對開發(fā)商都持一種放心的狀態(tài)。

      3、檔案文件管理系統(tǒng)性價比要合理。在價格問題上，我是這樣看的：如果軟件買來用不上，再便宜也是浪費;如果在質(zhì)量和服務(wù)上都有保障，而且軟件也符合自己使用的情況下，我們應(yīng)該追求低價格。這是個原則，但實際上當(dāng)今社會節(jié)奏快，如果一一去試用又不現(xiàn)實，怎么辦?我是這樣做的，瞄準(zhǔn)幾款檔案軟件，先一一問價格，挑選幾個價格合適的進(jìn)行一一考察，然后再選擇幾個大致看看，對有興趣的直接試用，這樣可以有效提高選購的效率。我在選購時，檔案文件管理系統(tǒng)本身就提供了四個版本四種不同的價格，功能上稍微有些差異，試用后意味著我可以選擇購買不同價位的版本，這一點也為了選擇該軟件提供了一個便利。