OA軟件的實施絕對不是一件容易的事情,準備得再充分也很難一帆風順,總會遇到這樣那樣的問題,就像一個個痛點,讓甲方和乙方都非常頭疼。
其實,有痛點是正常的。OA軟件本身就是為了解決問題而來,在解決問題的過程中,總會遇到這樣那樣的阻礙、坎坷,OA系統(tǒng)和企業(yè)之間需要一個互相磨合和適應(yīng)的過程。
那么,OA軟件在實施的過程中,都會遇到哪些痛點呢?分析認為主要有以下典型問題:
OA軟件和傳統(tǒng)辦公方式的沖突:OA系統(tǒng)帶來了全新的辦公理念和方式,讓職責更清晰,溝通更扁平,工作更透明,效率更高,這和傳統(tǒng)的辦公方式、辦公習(xí)慣很不一樣,自然就會讓一些人感到不舒服,從而對系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸心理。
因此,項目管理人員的一項重要工作,就是讓OA軟件快速融入組織,讓員工在最短的時間內(nèi)適應(yīng)、接受、喜歡這種新的辦公方式。在執(zhí)行的過程中,既需要正確的項目實施策略,又需要企業(yè)在制度上提供保障。
需求變更:需求變更是OA軟件實施過程中經(jīng)常會遇到的問題,這個問題讓甲乙雙方都比較頭疼,甚至?xí)纱水a(chǎn)生很多糾紛和矛盾。
需求變更雖然不招人待見,但也是可以理解的。畢竟,OA軟件是一種比較復(fù)雜的管理系統(tǒng),任何人都不可能在項目實施前考慮到所有問題,將所有需求都完整的提煉出來。在實施的過程中,有些新的想法逐漸產(chǎn)生,業(yè)務(wù)部門也會提出新的需求,這就不可避免的產(chǎn)生了需求變更。
那么如果有了需求變更應(yīng)該怎么辦呢?田先生認為,需要判斷新需求的必要性和合理性,確定是合同范圍內(nèi)的內(nèi)容,還是新增的個性化需求,是必須馬上就做,還是可以先收集整理,放在后期再統(tǒng)一制作。只要甲乙雙方充分、坦誠的溝通,達成共識,需求變更就不可怕。
業(yè)務(wù)部門和元老的抵觸:通常,OA軟件的實施在行政部門會比較順利,但在一些業(yè)務(wù)部門,以及公司元老那里,卻容易受到抵觸。個中的原因,相信實施過OA軟件,或則其他項目的人都會心有感觸。
遇到這種情況,沒有太好的辦法,只能是有軟有硬,各個擊破。從技巧上說,要由易到難,先讓他們嘗到使用系統(tǒng)的甜頭。從管理上說,要適當?shù)牟捎锚剳痛胧,讓他們清楚這是必須要做好的一項工作。
產(chǎn)品不適用:產(chǎn)品不適用屬于產(chǎn)品本身的原因了,不適用的原因有很多,比如產(chǎn)品穩(wěn)定性差,功能欠缺不能滿足企業(yè)需求,實施和使用非常復(fù)雜導(dǎo)致不容易接受等等。
這個問題很難在后期解決。因為如果產(chǎn)品本身有重大缺陷,那么是很難在后期彌補的,這要付出巨大的人力、財力,這就是選型失誤造成的后果。那怎么辦呢?只能是在選型時再謹慎一些,選擇真正適合自己的系統(tǒng)。
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