檔案管理系統(tǒng)相關文章 |
企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在的問題
檔被刪除。另一方面，很多企業(yè)沒有采取很好的措施來保護文檔，有些職員甚至對原稿內(nèi)容進行隨意的增寫、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，失去了電子文檔保存的意義。(二)文檔分類不明確，沒有采用“雙重備份”。計算機電子文檔的歸檔工作是依據(jù)文檔的歸檔范圍和價值程度，將電子文檔進行收集、篩選、分類并將其轉(zhuǎn)化為“文件序列數(shù)字化檔案”的過程。但是目前，很多企..
企業(yè)如何做好檔案管理系統(tǒng)
，使辦公變得越來越輕松和快捷。只有實現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學管理和高效使用。(二)方便文檔歸類。企業(yè)電子文檔的使用將傳統(tǒng)的文書檔案、會計檔案、人事檔案等分類打破，取而代之的是以檔案管理系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個管理系統(tǒng)中，分類也變得更加的詳細、科學和規(guī)范。從文檔保存的..
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提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對策 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對策
(一)加強企業(yè)電子文檔的收集與整理工作。對于檔案管理系統(tǒng)來講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進行保留的。而電子文檔相對紙質(zhì)文件是容易保存的，所以要注意電子文檔的管理和收集，可以將與正式文件相關的一些草稿文件進行收集、整理和保存。
(二)加強電子文檔的歸檔工作。電子文檔的歸檔管理工作，是將電子文檔進行整理并確定文檔屬性后，將其保存在儲存介質(zhì)上，以便長期保存的過程。加強電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時間，一般以一個年度為一個周期和時限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤等存儲介質(zhì)上，以便日后進行反復查閱和使用。對于網(wǎng)絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡上進行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺網(wǎng)絡服務器上。
(三)加強電子文檔的辨別、審核工作。《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出，電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，要制定詳細的工作制度，加強對電子文檔的定期核對、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲的要求等。
(四)加強計算機設備的軟硬件管理。做好電子文檔的管理工作，加強計算機設備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲手段，為檔案管理部門配備必要的計算機設備，且盡量采用光盤刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對計算機的安全漏洞進行維護，及時升級殺毒軟件。另外，計算機硬件設備也要達到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20℃之間，相對濕度要達到35％～40％之間，
不斷加強防磁設備的完善和維護工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
(五)加強檔案管理系統(tǒng)人才培養(yǎng)工作。計算機檔案管理系統(tǒng)是一門新興的專業(yè)，從事檔案管理系統(tǒng)的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等方面的技能。因此，檔案管理人員要不斷學習科學知識，逐步掌握日新月異的信息技術，順應檔案數(shù)字化建設的步伐，才能更出色地為企業(yè)的檔案管理工作服務。 |
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