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工作流管理系統(tǒng)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)和關(guān)鍵要素

什么是工作流系統(tǒng)
工作流系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱工作流）是一個(gè)通用術(shù)語(yǔ),它指工作過(guò)程的計(jì)算機(jī)化或者自動(dòng)化，并實(shí)現(xiàn)流線型的業(yè)務(wù)運(yùn)作，它也被稱為數(shù)字化的工作流系統(tǒng)。
 　　
工作流的發(fā)展是由業(yè)務(wù)過(guò)程的自動(dòng)化演變而成的。像其他的軟件技術(shù)一樣,它是從多種不同的起源發(fā)展起來(lái)的,有的是從影像管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、關(guān)系型或?qū)ο笮蛿?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和電子郵件系統(tǒng)等應(yīng)用發(fā)展進(jìn)化而來(lái)，有的則是純粹的工作流軟件。用戶可以根據(jù)每一種方法自身的優(yōu)缺點(diǎn)選擇一種更適合自己的方法。
工作流有以下一些優(yōu)點(diǎn): 　　
提高工作效率 通過(guò)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，減少許多不必要的任務(wù)和步驟。
 　　
增強(qiáng)商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 更短的響應(yīng)周期和打破地域、時(shí)區(qū)的約束。
 　　
更好的流程控制 改進(jìn)業(yè)務(wù)過(guò)程的管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的工作方法以及有效的審核跟蹤。
　　
提高客戶服務(wù)質(zhì)量 工作流程序的一致性將會(huì)為客戶提供他們所需要的可預(yù)測(cè)的客戶響應(yīng)級(jí)別和更高的服務(wù)品質(zhì)。
 　　
靈活性 以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的流程設(shè)計(jì)，在實(shí)際實(shí)施以前，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求的變化，重新定義和仿真。 　　
節(jié)約成本，提高利潤(rùn)。

工作流是如何實(shí)現(xiàn)的
工作流的實(shí)施需要三個(gè)基本步驟：映射、建模和管理。
映射是第一個(gè)步驟，其首要任務(wù)是確定并且文檔化組織內(nèi)全部現(xiàn)有的手工和自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流程；

建模則是開發(fā)一個(gè)有助于建成流線型業(yè)務(wù)過(guò)程的模型。

第三階段是軟件實(shí)施以及跨越全部工作部門、業(yè)務(wù)單元甚至是整個(gè)企業(yè)的無(wú)縫系統(tǒng)集成。
 　　
為了確保工作流系統(tǒng)能夠“無(wú)縫地”實(shí)施到組織機(jī)構(gòu)中，項(xiàng)目組都必須遵從已經(jīng)定義好的、經(jīng)過(guò)實(shí)踐確認(rèn)的行之有效的工作方法，并且在每個(gè)工作階段都必須有可以度量的結(jié)果。一個(gè)深思熟慮的實(shí)施計(jì)劃被有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)執(zhí)行，是成功地采用和實(shí)施工作流的決定因素。