在信息化建設(shè)的熱潮中,隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善,很多單位由于受知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟效益等因素的制約,在計算機輔助管理檔案的應(yīng)用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設(shè)自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務(wù)系統(tǒng),促進檔案資料的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這對提高檔案管理與服務(wù)水平具有十分重要的意義�，F(xiàn)在小編把如何購買到一款適用的檔案管理軟件的有關(guān)竅門總結(jié)一下，以供參考。
一、首先做到需求分析
在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。你不妨先列個需求清單，例如，要管理哪些檔案，這些檔案需要通過哪些字段來管理，在管理中要實現(xiàn)哪些功能，等等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。
二、其次要看檔案管理軟件功能介紹
知道了自己的需求以后，就可以看各個檔案管理軟件的功能介紹了。無論是在天空站、華軍站還是在百度或者一些論壇上發(fā)現(xiàn)的檔案管理軟件，都能看到其開發(fā)公司對軟件的介紹，因為自己已經(jīng)有了一個大致需求，所以看介紹就會發(fā)現(xiàn)是否和自己的需求基本吻和，功能太多的不見得就適合，因為有的軟件自己需要的功能它沒有，自己不需要的它卻有一大堆，這樣的檔案管理軟件肯定不適合自己，當然就可以排除在外了。
三、軟件要能無償提供試用
有的檔案管理軟件公司把自己的軟件吹得天花亂墜，甚至還有操作視頻演示，容易讓人一見傾心，但就是不能無償提供試用，有的雖能提供試用，但卻是在您花了銀子之后才提供試用，這樣的軟件勸你也不要考慮了，因為你只要花了錢，你就被掌握在人家手上了，你在使用軟件中可能會發(fā)現(xiàn)，好多地方其實不是象宣傳的那樣，但你也只有后悔莫及的份了，有些承諾會退貨的公司，這時候也會有N多辦法讓你退不成貨。再有，提供試用也能讓你發(fā)現(xiàn)你的電腦硬件是否支持該軟件運行，其運行速度、穩(wěn)定性等也能實際感受，而不是只存在于一些理論狀態(tài)，對于你最終決定是否購買，會起到一個非常重要的作用。
四、比較價格，注重性價比合理。
最后一個選擇檔案管理軟件的竅門是比較價格，但比較價格絕不是越便宜越好，在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，我們應(yīng)該追求低價格，但同時小編強調(diào)，如果買來沒用，再便宜也是浪費。
檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質(zhì)特性和根本價值,并運用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。單位內(nèi)部管理的文件種類繁多,規(guī)范性要求高,管理難度大,要對其進行科學(xué)、全面的管理,提高單位檔案的管理水平,確保管理體系的良好運行是一項非常重要的工作。 |
