隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各公司都相繼采用信息技術(shù)對(duì)公司文檔有關(guān)信息進(jìn)行管理。然而，也注意到許多單位，并沒(méi)有很好地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)公司文檔等信息進(jìn)行管理，很多培訓(xùn)行業(yè)文檔管理系統(tǒng)將所有的管理事務(wù)全都交給管理員來(lái)完成，如果信息有任何的增刪改查，都需要通過(guò)管理員來(lái)完成，非常麻煩。如何開(kāi)發(fā)一個(gè)實(shí)用的公司文檔管理系統(tǒng)，是擺在設(shè)計(jì)者面前的一大難題。

      文檔管理系統(tǒng)實(shí)際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔等一系統(tǒng)操作。文檔管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中不可缺少的組成部分。通過(guò)文檔信息管理系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化管理的目標(biāo)，為企業(yè)提供了安全、可靠、開(kāi)放、高效的文檔管理功能，不僅方便了文檔管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列錯(cuò)誤的發(fā)生，提高了企業(yè)的辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合水平。

      目前，大多數(shù)培訓(xùn)行業(yè)文檔管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門日常文件管理的基本功能之外，還增設(shè)了很多的新功能用以滿足文檔管理電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的新要求；功能強(qiáng)大的檔案查詢模塊，大大方便了管理者日常文檔的查找工作，解決傳統(tǒng)管理中的查找困難、查找耗時(shí)等問(wèn)題。使用現(xiàn)代化的文檔管理系統(tǒng)滿足了企業(yè)“無(wú)紙化”辦公的求要，實(shí)現(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文檔管理系統(tǒng)全程跟蹤的目標(biāo)。

      培訓(xùn)行業(yè)文檔管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，使企業(yè)克服了傳統(tǒng)文檔管理方法中存在的缺點(diǎn)，提高了管理部門的日常辦公效率，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部協(xié)同合作的能力。文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在方便管理者有效管理文檔的同時(shí)，也大大提高了文檔查找的效率，進(jìn)而提高了企業(yè)的綜合效率。