| 功能模塊 |
子模塊 |
模塊說明 |
| 權(quán)限管理 |
系統(tǒng)登錄 |
設(shè)置賬戶密碼登錄 |
| 權(quán)限設(shè)置 |
根據(jù)客戶內(nèi)部組織架構(gòu)設(shè)置權(quán)限 |
| 級別定義 |
自定義級別 |
| 文件管理模塊 |
文件提交登記 |
資料部門操作人員將待提交的文件信息進(jìn)行登記 |
| 信息核實(shí) |
| 走審批流 |
| 文件接收審核 |
資料管理部人員通過系統(tǒng)，查詢待提交的文件信息，通知相關(guān)人員進(jìn)
行文件提交 |
| 收到文件后，實(shí)物與系統(tǒng)信息審核 |
| 確認(rèn)無誤后，系統(tǒng)打印文件接收單，雙方簽字，存檔 |
| 文件查詢 |
通過條件設(shè)置，實(shí)現(xiàn)待提交與已接收文件信息查詢 |
| 檔案管理模塊 |
檔案登記 |
資料管理部操作人員對已接受的文件進(jìn)行整理 |
| 張貼條形碼 |
| 完善信息形成檔案，將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記 |
| 手工登記 |
將已接受的文件，按照相應(yīng)要求進(jìn)行文件整理，張貼條形碼形成檔案 |
| 按照檔案類型，將檔案信息錄入到系統(tǒng)中 |
| 登記完畢核實(shí)無誤后，保存上傳信息 |
| 批量導(dǎo)入 |
支持EXCEL、TXT、圖像等軟件格式的檔案信息導(dǎo)入 |
| 注：該功能模塊支持?jǐn)?shù)字化影像資料 |
| 入柜掃描 |
檔案放在檔案室密集柜內(nèi)，通過手持掃描儀，掃描密集柜和檔案條形碼，上傳系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配，完善檔案位置信息 |
| 檔案查詢 |
支持檔案信息、位置信息、狀態(tài)信息查詢，方便人員進(jìn)行快速查找 |
| 借閱管理模塊 |
檔案借閱申請 |
借閱檔案人員將需求的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記，發(fā)起檔案借閱申請流程 |
| 檔案借閱審核 |
資料管理部人員接受到檔案借閱申請后，通過手持掃描儀，進(jìn)行相應(yīng)檔
案準(zhǔn)備，上傳掃描儀數(shù)據(jù) |
| 通知借閱人員，系統(tǒng)打印檔案借閱單 |
| 雙方簽字，存檔，將檔案交給借閱人員 |
| 注：提取檔案時(shí)，須向檔案室人員提供簽字完畢的借閱審批單 |
| 借閱查閱 |
支持檔案、借閱人員、借閱部門、借閱時(shí)間等查詢 |
| 歸檔管理模塊 |
歸檔申請 |
歸還檔案人員將需求的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記，發(fā)起歸檔申請流程 |
| 歸檔審核 |
資料管理部人員接受歸檔申請后，接收檔案進(jìn)行系統(tǒng)審核 |
| 系統(tǒng)打印歸檔單，雙方簽字，歸檔 |
| 資料管理部人員將檔案存放至檔案室，通過掃描儀進(jìn)行掃描，上傳數(shù)據(jù)，系統(tǒng)內(nèi)更新檔案狀態(tài)信息 |
| 歸檔查詢 |
支持檔案、歸檔人員、歸檔時(shí)間、歸檔類型等查詢 |
| 銷毀管理模塊 |
銷毀預(yù)警 |
設(shè)定預(yù)警時(shí)間，系統(tǒng)自動導(dǎo)出即將銷毀到期的檔案清單 |
| 銷毀申請 |
資料管理部人員發(fā)起檔案銷毀流程，提交資料部門人員審核通過 |
| 銷毀作業(yè) |
通過掃描儀快速找到待銷毀的檔案，資料管理部人員和提交資料部門人
員銷毀檔案，上傳數(shù)據(jù)，系統(tǒng)更新檔案狀態(tài)信息 |
| 銷毀查詢 |
支持檔案、銷毀人員、銷毀類型、銷毀日期等查詢 |
| 數(shù)據(jù)報(bào)告模塊 |
文件接收數(shù)據(jù)報(bào)告 |
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| 檔案庫存數(shù)據(jù)報(bào)告 |
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| 檔案借閱數(shù)據(jù)報(bào)告 |
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| 檔案歸檔數(shù)據(jù)報(bào)告 |
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| 檔案銷毀數(shù)據(jù)報(bào)告 |
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| 自定義其它類型數(shù)據(jù)報(bào)告 |
可以根據(jù)工作需求，生成檔案各種類型及使用數(shù)據(jù)報(bào)告 |
