企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)服務(wù)，通過制定一系列相互關(guān)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理職能，為企業(yè)發(fā)展提供有力保障。它包括了對(duì)貨幣資金、往來結(jié)算、存貨、投資、固定資產(chǎn)、在建工程及銷售收入等方面的管理和監(jiān)督。很多情況下，企業(yè)主要以費(fèi)用報(bào)銷的形式向員工和合作單位支付各種業(yè)務(wù)費(fèi)用，因此在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制和監(jiān)督，對(duì)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控目標(biāo)具有舉足輕重的作用，費(fèi)用管理軟件的運(yùn)用將幫助企業(yè)開創(chuàng)財(cái)務(wù)內(nèi)控新局面。
貫徹執(zhí)行財(cái)務(wù)規(guī)范，杜絕內(nèi)部欺詐舞弊
在日常管理中發(fā)現(xiàn)，費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)中有時(shí)出現(xiàn)從未消費(fèi)的餐費(fèi)或來路不明的發(fā)票，支出為按規(guī)定登記，專項(xiàng)資金挪做他用等等欺詐伎倆，讓人防不勝防，無不能進(jìn)行徹底的杜絕，將可能對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失。深究可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的手工報(bào)銷模式是主要根源，內(nèi)控制度不能有效落實(shí)到位甚至無法落實(shí)。在這一模式下，審批流程容易出現(xiàn)漏洞，報(bào)銷單據(jù)可以輕易涂改、偽造，分析統(tǒng)計(jì)工作耗時(shí)費(fèi)力，信息無法及時(shí)、充分共享造成審批審核難度大，讓那些企圖非法欺詐企業(yè)財(cái)產(chǎn)的員工有機(jī)可乘。國內(nèi)外企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)證明，推動(dòng)信息化管理手段可規(guī)范財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)流程，確保內(nèi)控機(jī)制在企業(yè)各部門得以有效運(yùn)行。
真正的事前預(yù)算控制，全面降低運(yùn)營(yíng)成本
為了在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中更好把握“開源”與“節(jié)流”，很多企業(yè)都建立了預(yù)算管理制度。每到年底各項(xiàng)目、各部門就開始忙活做下一年度的預(yù)算，耗時(shí)、耗力，終將完成預(yù)算編制。在此不是要否認(rèn)企業(yè)對(duì)預(yù)算的重視程度，只是在財(cái)務(wù)內(nèi)控管理過程如果能充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，編制預(yù)算將更加省時(shí)、省力、省心。安財(cái)費(fèi)用管理軟件中擁有海選的往年各類費(fèi)用的詳盡數(shù)據(jù)，可以直接調(diào)用并形成各種費(fèi)用報(bào)表進(jìn)行多維、綜合的比較，通過細(xì)致分析制定相對(duì)準(zhǔn)確的年度預(yù)算，以更好達(dá)到企業(yè)編制預(yù)算初衷。
如果說編制預(yù)算是一種手段，那么對(duì)費(fèi)用支付的有效控制才是編制預(yù)算的目的。不少企業(yè)百般重視編制預(yù)算，但在實(shí)際費(fèi)用發(fā)生時(shí)卻沒有按照預(yù)算去控制，沒有起到降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本和運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)作用。安財(cái)費(fèi)用管理軟件在預(yù)算管理方面有“剛性”和“彈性”兩種控制方式，企業(yè)根據(jù)需要設(shè)定后，每一筆費(fèi)用申請(qǐng)或費(fèi)用報(bào)銷都“有章可循”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算相關(guān)費(fèi)用類型資金使用狀況，提醒該筆費(fèi)用“能不能支付”、“可支付多少”。依托安財(cái)費(fèi)用管理軟件的智能化管理，預(yù)算嚴(yán)重超支、預(yù)算外費(fèi)用無法報(bào)銷、費(fèi)用被挪它用等費(fèi)用失控的情況不再出現(xiàn)，可見將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理，可為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供有力決策支持，有利于企業(yè)健康、快速發(fā)展。
在安財(cái)費(fèi)用管理軟件的支撐下，可以有效控制報(bào)銷費(fèi)用的支出，有助于財(cái)務(wù)內(nèi)控適時(shí)發(fā)揮應(yīng)有作用。當(dāng)然，根據(jù)財(cái)務(wù)內(nèi)控所遵循的適應(yīng)性原則和發(fā)展性原則，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理需求、發(fā)展階段和所處內(nèi)外環(huán)境的變化，及時(shí)修訂內(nèi)控管理制度，調(diào)整費(fèi)用管理軟件的功能應(yīng)用。
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