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流程管理系統(tǒng)如何發(fā)揮最大作用 |
| 作者：佚名 來源：網絡 |
| 導語：在啟動流程管理系統(tǒng)項目時，企業(yè)通常都從詳細的流程圖開始著手，流程圖要真實的刻畫工作的流向或者導致不同路徑的業(yè)務規(guī)則。這些流程圖雖然最初有益于促進員工理解內部活動，但是會隨著任務日益復雜而不斷失去價值。而且，在最初的流程部署之前，新的規(guī)則與問題常常會忽然出現。所以，我們可以看到因為變化無時不在，實際上我們永遠都完不成流程圖。 |
在啟動流程管理系統(tǒng)項目時，企業(yè)通常都從詳細的流程圖開始著手，流程圖要真實的刻畫工作的流向或者導致不同路徑的業(yè)務規(guī)則。這些流程圖雖然最初有益于促進員工理解內部活動，但是會隨著任務日益復雜而不斷失去價值。而且，在最初的流程部署之前，新的規(guī)則與問題常常會忽然出現。所以，我們可以看到因為變化無時不在，實際上我們永遠都完不成流程圖。
為了避免這些問題，許多公司正在采用一種新的具備適應性的流程發(fā)掘方法。這種方法使流程自動化的部署不需要完整的流程圖與定義。適應性的開發(fā)方法壓縮了流程發(fā)掘的前期工作量。企業(yè)業(yè)務流程管理團隊仍然包括策劃流程實際內容的業(yè)務與IT代表。業(yè)務團隊也與流程專家緊密配合：業(yè)務管理人員提供流程、業(yè)務環(huán)境以及流程與規(guī)則所帶來的影響等詳細知識，而流程專家則在需要的情況下實時地定義流程走向、規(guī)則與確定工作的接收者。這個團隊負責確保流程能能夠快速變化調整以支持獨特的業(yè)務需要。
從業(yè)務發(fā)展的角度來看，上述要素按照從最靈活（角色）到最不可變（數據模型）的順序排列，因此，他們也反映了IT 與業(yè)務部門之間的責任分配邏輯。IT系統(tǒng)包括基礎設施，以及開發(fā)、實施、管理流程的協(xié)調技術方面，比如數據、表單與整合。業(yè)務經理通過流程專家的指導來管理流程的動態(tài)業(yè)務部分，比如工作流向、規(guī)則、異常情形與用戶角色。其他要素（規(guī)則、步驟與表單）的責任基于流程的特定細節(jié)，所用的流程管理系統(tǒng)產品的性質，用戶環(huán)境與團隊的具體技術可能有很大的差別。
典型的流程管理系統(tǒng)開發(fā)通常要求在任何自動化工作實施之前要詳細界定一切規(guī)則與決議。適應性的發(fā)掘方法只需要把很少的時間與精力放在流程的動態(tài)細節(jié)上面，比如異常情況的處理。采用了適應性的發(fā)掘技術，IT系統(tǒng)通常能夠把大約60%至70%的工作自動化處理，同時還讓業(yè)務經理們能夠在流程管理系統(tǒng)技術下修改流程。這樣，業(yè)務部門就獲得了更大的機動性，也讓IT部門有精力去集中關注更高層次的活動，而不是不斷地為流程建造模型。
企業(yè)只需簡單地對工作的流向與責任進行動態(tài)地調整，毋須變更核心流程的定義。這是流程管理系統(tǒng)的一個關鍵性能指標。上述流程管理系統(tǒng)方案的每一個要素都應該能夠獨立管理，改變其中一個而不會導致其他的發(fā)生變化。每個部分可能用法不同，順序不同，但是他們本身不會變化。這種方式降低了為管理變更重新分配職責的風險水平。
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