以往的知識文件儲存都是通過紙質(zhì)文檔，這樣除了不易分類外，占據(jù)的空間也是比較大，有時候儲放不好，還會造成文件受損，而利用知識庫管理軟件可以通過電子版的形式儲存，不怕占據(jù)地方，也不怕因天氣影響文件受損。

二、在知識庫管理軟件中內(nèi)容查找方便

傳統(tǒng)的文檔儲存形式都是通過鎖柜子里，靠手工查找浪費大量的時間精力，特別是對儲存已久的文檔，查找起來更是費勁。利用知識庫管理軟件可以通過關鍵詞搜索，文檔可分類查詢，也可以使用關鍵詞搜索。除此，知識庫管理軟件的管理員也可以根據(jù)需要自定義結構化的搜索方式，對于內(nèi)部公開的檔案，無需走借閱流程，企業(yè)成員可直接查閱、下載、打印其電子檔。

三、知識庫管理軟件可以設置操作權限管理

以往的知識庫管理軟件上，沒有清晰的劃分權限，大多都是使用紙質(zhì)文件登記，時間一長容易遺失，而知識庫管理軟件可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要，分別設置權限，這樣無論是誰、何時做任何操作，知識庫管理軟件都能清晰的記錄著，方便領導了解情況，同時也巧妙的避免了發(fā)生權責不明、互相推諉等情況。

四、知識庫管理軟件保證文檔的安全性

知識庫管理軟件是相當于企業(yè)數(shù)據(jù)庫，里面儲存各類文檔、資料。而以往的紙質(zhì)文檔無法做到保密性，而利用知識庫管理軟件可以通過對內(nèi)容設置查閱權限，不同部門、不同群體查閱不同文件，省去了資料傳來傳去的當中泄漏的可能性，在一定程度上保證了文檔的安全性。