隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，一個自動化的知識管理系統(tǒng)顯得非常重要的意義，因?yàn)榕c傳統(tǒng)的手工知識管理它可以為企業(yè)帶來更加巨大的利益。知識管理系統(tǒng)通過更好的分享信息、使用信息以及提供搜尋功能，使得企業(yè)的員工和領(lǐng)導(dǎo)們可以輕松查找到自己需要的文檔及資料。
安全性是一個系統(tǒng)首選的前提，因?yàn)橹R管理系統(tǒng)存放大量的數(shù)據(jù)，所以，在選擇知識管理系統(tǒng)時需要注意能具備構(gòu)建知識權(quán)限體系，對不同角色的員工開放不同級別的知識庫，保證企業(yè)知識安全。
企業(yè)里任何一個業(yè)務(wù)都具有一定的關(guān)聯(lián)，這就需要所選擇的知識管理系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行資源整合，讓分散在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等業(yè)務(wù)流程中的知識資源進(jìn)行優(yōu)化，以合理的結(jié)構(gòu)形式集成、序化等。
傳統(tǒng)員工培訓(xùn)需要統(tǒng)一培訓(xùn)，不僅浪費(fèi)大量的時間及金錢成本，效果往往也不理想，因此選擇知識管理系統(tǒng)時移動性很關(guān)鍵。在一個移動辦公的時代，選擇的知識管理系統(tǒng)也必須具有移動性，還支持通過互聯(lián)網(wǎng)獲取知識庫內(nèi)容，為異地辦公提供知識支持。
一個企業(yè)的發(fā)展并不是一蹴而就的，而是通過不斷更新發(fā)展，這就要求所選擇的知識管理系統(tǒng)能隨著企業(yè)的需求而不斷的挖掘現(xiàn)有知識，了解掌握知識，使知識內(nèi)容不斷的更新改造。
