使用無紙化辦公系統(tǒng)目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)員工的搜索、共享，從而提高工作效率。所以，無紙化辦公系統(tǒng)的操作應(yīng)該是簡單明了，不需要員工接受一系列的培訓(xùn)就可以上手使用的。 另外，無紙化辦公系統(tǒng)的的訪問權(quán)限也是需要重視的，所以要求所選擇的無紙化辦公系統(tǒng)可以由企業(yè)自行設(shè)置閱讀、訪問權(quán)限。這樣的無紙化辦公系統(tǒng)不僅可以確保文件被有序管理，也可以防止機密文件的泄漏，給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟損失。

選擇的無紙化辦公系統(tǒng)安全性是最重要的，可以說保存的安全性始終是企業(yè)的首要任務(wù)，如前所述，對信息的訪問可以限制在需要它的人身上，并且數(shù)據(jù)不會被意外或惡意地丟失。在無紙化辦公系統(tǒng)中，有關(guān)誰可以訪問什么內(nèi)容和何時訪問的完整信息，可以在需要解決的任何問題時留下可以遵循跟蹤的痕跡。企業(yè)在發(fā)展過程中，不可能只使用一種辦公系統(tǒng)。所以所選擇的無紙化辦公系統(tǒng)確保與使用的所有其他軟件兼容，共同為企業(yè)的發(fā)展奉獻力量。

企業(yè)在推進無紙化辦公系統(tǒng)，能夠有效降低企業(yè)人力資源的開支。很多企業(yè)都會在各個部門配置復(fù)印室，而實現(xiàn)無紙化辦公之后，電子文件的處理上就能有效節(jié)約大量的人力與空間。在無紙化辦公系統(tǒng)中，由于無紙化辦公替代紙質(zhì)文件，在一定程度上降低了企業(yè)的辦公耗材費用，為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約了成本，而且還降低了耗材的消耗。

同時，無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)符合我國提倡的低碳發(fā)展戰(zhàn)略，有效減少辦公過程中污染物的產(chǎn)生與排放。其中，無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)是實現(xiàn)低碳辦公的最佳有效途徑，在具體辦公過程中不僅有效節(jié)約了紙張制造的原材料，無紙化辦公系統(tǒng)的使用還避免了因造紙過程中對環(huán)境所產(chǎn)生的污染。此外，在紙質(zhì)文件的打印過程中，所用到的碳粉或油墨等材料也會對環(huán)境造成一定的污染。因此，在企業(yè)中推進無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)了節(jié)能低碳與保護環(huán)境的效果，也節(jié)約了人工和材料成本，一舉兩得，實現(xiàn)雙贏。