企業(yè)問題所在：
1.報銷流程繁瑣——很多公司，特別是在外地設(shè)有眾多分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)，其報銷流程十分繁瑣。通常是由當(dāng)?shù)貑T工填寫完報銷單據(jù)，通過當(dāng)?shù)刂鞴軐徟螅汆]寄回公司總部交主管和財務(wù)審核，出納才會根據(jù)最終審批通過的單據(jù)進(jìn)行支付處理。
2.審批過程透明度不高——集團(tuán)公司人事體系復(fù)雜，報銷過程往往需多人經(jīng)手，整個過程透明度不高。員工的報銷請求即使被駁回，也無法獲悉究竟在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯。
3.員工填寫報銷單據(jù)存在大量重復(fù)勞動——在報銷過程中還有很多重復(fù)的勞動。例如，每個銷售人員都需要手工填寫單據(jù)，然后提交給主管審批，和財務(wù)審核。流程結(jié)束后，財務(wù)人員還要將單據(jù)逐一輸入到公司財務(wù)系統(tǒng)中。財務(wù)人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重復(fù)勞動，而且過程中還容易發(fā)生因為錯誤而導(dǎo)致的不必要的復(fù)查、返工工作量。
4.資金支付滯后，對帳困難——在傳統(tǒng)的支付手段下，資金支付受審批流程和財務(wù)處理速度的雙重制約，嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生。同時，大量的資金支付也帶來了大量的對帳工作，財務(wù)人員工作負(fù)荷大，出錯率高。
電子報銷系統(tǒng)主要包括三大模塊：費(fèi)用報銷支付流程管理、預(yù)算流程管理、業(yè)務(wù)單據(jù)流程管理。
電子報銷系統(tǒng)針對傳統(tǒng)報銷流程的弊端，將報銷單據(jù)加以電子化通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程中可以對單據(jù)狀態(tài)進(jìn)行實時追蹤和查詢，通過審批的單據(jù)可以自動轉(zhuǎn)化為會計憑證導(dǎo)入企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)中。其他輔助功能還包括對預(yù)算的監(jiān)控，以及對于費(fèi)用情況的分析報表。
電子報銷解決方案特別適合以銷售和市場為導(dǎo)向的大中型企業(yè)，可以幫助這些企業(yè)解決市場代表和銷售代表的費(fèi)用申請、審批，管理者對費(fèi)用和預(yù)算進(jìn)行實時監(jiān)控，以及財務(wù)部門對費(fèi)用發(fā)生進(jìn)行預(yù)估，并大大降低重復(fù)輸入報銷單據(jù)所帶來的重復(fù)勞動。
給予客戶的收益：
電子報銷系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更在以下三個方面為企業(yè)帶來收益，
首先，提高工作效率 電子報銷系統(tǒng)提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時將費(fèi)用單據(jù)上傳總公司審批，保證資金運(yùn)轉(zhuǎn)。審批的過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財務(wù)部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個與物理單據(jù)的審核流程，最后報財務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了拖沓。
其次，提升審批透明度 電子報銷系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費(fèi)用報銷紀(jì)錄，并可點擊查看單項費(fèi)用的審批紀(jì)錄。主管按部門、產(chǎn)品項目不同，可查詢自己權(quán)責(zé)范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項開發(fā)費(fèi)用等紀(jì)錄，而更高層領(lǐng)導(dǎo)者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。
最后，降低運(yùn)營成本 電子報銷系統(tǒng)設(shè)有費(fèi)用預(yù)算管理這一功能項，按年度、季度規(guī)劃個人、部門費(fèi)用預(yù)算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費(fèi)用，并提供預(yù)算與實際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預(yù)算，可節(jié)約不必要的浪費(fèi)，從而降低企業(yè)總體運(yùn)營成本。
從整個公司的角度來看，電子報銷系統(tǒng)的實施將促進(jìn)公司內(nèi)控制度的建設(shè)，使管理者可以更加關(guān)注公司內(nèi)部控制流程和預(yù)算執(zhí)行。這種管理理念、風(fēng)格和管理控制方法的改變將有效優(yōu)化公司的控制環(huán)境。電子報銷系統(tǒng)嚴(yán)格的交易授權(quán)、明確的職責(zé)劃分、嚴(yán)密的憑證和記錄控制，將進(jìn)一步完善公司費(fèi)用報銷和審核的控制程序。
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