應用好的OA辦公系統，首先必須是易用的。易用性高的OA辦公系統是被用戶廣泛應用的必要條件，它促進用戶快速上手，保證用戶順利使用，提升用戶的使用效果和效率。選購了易用型OA辦公系統的企業(yè)可在短時間內就應用起來，軟件功能的閑置率相當低甚至幾乎為零;而不易用的OA辦公系統卻在很多企業(yè)的推進中被中途放棄，成了“爛尾樓”工程。

除了易用性，OA辦公系統還需要滿足用戶的個性化需求，這樣才能充分滿足用戶對協同辦公的應用。靈活的技術架構是OA系統成功應用的基礎，在底層平臺和應用功能趨于標準化的模式下，需要根據用戶的特點搭建出個性化、符合企業(yè)特點的OA辦公系統才能用的長久，而目前以項目化、產品化存在的OA辦公系統各有優(yōu)缺點。項目化OA辦公系統能根據用戶需求量身定制，一次性滿足細節(jié)需求，但其高成本，長周期，高風險，無法升級，持續(xù)性服務幾無可能等弊端容易讓用戶望而卻步。產品化OA辦公系統具有可以持續(xù)升級，成熟度較高，低風險，高性價比的優(yōu)勢，但其無法一次滿足所有細節(jié)需求，而且產品化的升級節(jié)奏與用戶需求的匹配難以協調。而平臺化的OA辦公系統基本能滿足用戶全部需求，性價比高，而且低風險，成熟度高，實施周期短，這對用戶成功應用來說，是非常有力的保障。

從目前的OA辦公系統市場來看，易用性突出，且能充分滿足用戶個性化需求的OA辦公系統往往有著不錯的應用成功率。

當引進一個給力的OA辦公系統之后，用戶就需要打造一個應用OA辦公系統的良好環(huán)境。事實上，信息化建設是一場組織管理模式和工作習慣的全員革命，因此OA辦公系統的應用是一把手工程，領導應身先士卒，起到表率作用。此外，對于OA協同辦公系統，很多企業(yè)員工在一開始都有不同程度的抵觸心理，這個一方面可以通過培訓、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。最后，在OA辦公系統成功上線之后，可以適當借助OA廠商的軟件服務，但用戶的系統管理員也應承擔更多責任，要能夠熟練掌握OA辦公系統的使用以及維護系統的能力，系統管理員的責任心以及技術水平與今后協同辦公軟件的使用情況有直接關系，而各個部門的應用管理員，也要有深化應用系統功能模塊的能力。