鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)、購買硬件、安裝管理軟件、建立系統(tǒng)不是本質(zhì)，信息資源開發(fā)利用、信息挖掘才是企業(yè)信息化的主線。也只有這樣，企業(yè)信息化才能夠支撐起企業(yè)發(fā)展過程中業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息銜接、數(shù)據(jù)反映、流程規(guī)范和資源挖掘，才能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理精細(xì)化和核心應(yīng)用集成化，實(shí)現(xiàn)從資源競爭向管理競爭的跨越。
在此基礎(chǔ)上就要推動企業(yè)內(nèi)部的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。
在信息化初期，企業(yè)更關(guān)心的是“銷售”過程的信息化，相應(yīng)地，銷售管理軟件大行其道。當(dāng)前，業(yè)務(wù)層面的銷售軟件、客戶關(guān)系管理和項目管理軟件、管理層面的辦公自動化管理軟件、財務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件等成為信息化建設(shè)核心內(nèi)容。更有企業(yè)面向客戶群體，以銷售為導(dǎo)向，宣傳產(chǎn)品。但如果企業(yè)信息化僅僅停留在這個初級階段，那就相當(dāng)于在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建了一個個“信息孤島”或者“業(yè)務(wù)孤島”。這些孤島本身并不是問題，但如果相互之間缺乏必要的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同就會給企業(yè)運(yùn)營帶來許多不必要的麻煩。
這個時候就需要協(xié)同軟件來發(fā)揮作用了。
協(xié)同軟件是指那些以團(tuán)隊協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等;企業(yè)應(yīng)用集成為信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同提供了手段，但企業(yè)信息系統(tǒng)整合其價值必須依靠系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成、過程集成、流程集成等手段加以體現(xiàn)。因而必須通過內(nèi)部信息的共享和業(yè)務(wù)的協(xié)同，將企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和應(yīng)用無縫隙地集成到一起，讓管理系統(tǒng)能夠為用戶提供從統(tǒng)一的渠道訪問所需的信息，完成所需交易。只有數(shù)據(jù)共享、作業(yè)連動，企業(yè)信息化才能為企業(yè)提供高效的業(yè)務(wù)工作平臺和管理決策平臺，成為真正的企業(yè)合力。
管理的一個核心問題則是對各種資源的掌控、協(xié)調(diào)及優(yōu)化，這正是協(xié)同應(yīng)用所要解決的問題。從管理的角度上來說，協(xié)同的本質(zhì)就是打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成一致的目標(biāo)。
一方面，隨著技術(shù)的不斷成熟及與國際市場的接軌，競爭日益激烈，依靠產(chǎn)品銷售產(chǎn)生利潤的上升空間有限，企業(yè)開始向管理要"利潤"，更多的依靠高效的運(yùn)營和優(yōu)化的管理打造競爭內(nèi)核，關(guān)注企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，從"營銷取勝"轉(zhuǎn)向"管理取勝";另一方面，運(yùn)營管理水平的提升又賦予了企業(yè)新的能力，使得企業(yè)從成本、效率等優(yōu)化中激發(fā)出新的利潤增長點(diǎn)。
不過目前的各種協(xié)同軟件僅僅重視了諸如信息等方面的通訊溝通。而忽略了一個非常重要的東西，那就是對于協(xié)同過程中的信息處理，或者叫“對協(xié)同信息的深加工”。
近一段時間來，一些中小企業(yè)在信息化的應(yīng)用上也在升溫，尤其是像制造和零售業(yè)等，這些行業(yè)已經(jīng)大范圍地部署了ERP、CRM等系統(tǒng)，系統(tǒng)讓企業(yè)擁有了很大的數(shù)據(jù)量，而如何能夠有效地利用和整合這些數(shù)據(jù)已經(jīng)成為擺在企業(yè)面前的難題。它們希望有很好的工具來利用這些數(shù)據(jù)做出更好的決策，大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和收集導(dǎo)致了信息的爆炸，但信息僅僅停留在這個階段，未對這些信息進(jìn)行適時和深層次的分析，致使企業(yè)對客戶和企業(yè)內(nèi)部信息的缺乏。而協(xié)同管理軟件如果要發(fā)揮更大的作用，就不能僅僅局限在簡單的信息溝通上面，否則那僅僅是一個整合通訊系統(tǒng)而已。
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