在如今這個信息泛濫的時代，應用和系統(tǒng)種類繁多，用不同的賬號和密碼在不同的系統(tǒng)之間進行頻繁切換，是通過人去不同的系統(tǒng)中找信息，而不是系統(tǒng)為人服務，自動推送信息給所需要的人。OA則很好的解決了這一弊端，用戶只需通過一臺終端便可以實現(xiàn)對所有行政流程的全覆蓋。而來自于互聯(lián)網(wǎng)及各應用系統(tǒng)的信息則可根據(jù)不同單位不同崗位人員所關(guān)注內(nèi)容的不同為用戶提供個性化的集成界面，使得每個人進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)后顯示自己關(guān)注的內(nèi)容，極大地提高了工作效率。OA為日常工作中的各項辦公事務提供了豐富的管理功能，可通過一個自定義平臺由管理員再定義出新的模塊，可實現(xiàn)按自己的需要自定義模塊。
企業(yè)在經(jīng)營和成長過程中，會逐步沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程、數(shù)據(jù)規(guī)范等等，但逐步積累的制度和規(guī)范如同汗牛充棟，員工根本無法完全學習和全盤掌握，規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整也很難實時將最新版本傳達到每位員工，正是制度的形成、推廣和優(yōu)化過程的高難度使得制度不能有效落地。大部分員工對制度的掌握僅限于考勤、例會等基本規(guī)范。
另外，高端的OA系統(tǒng)可以自主的動態(tài)磨合制度，促使企業(yè)制度得到優(yōu)化和改進，趨于完善與合理化。一般OA的做法是根據(jù)制度來配置流程，而在使用的過程中，企業(yè)難免會遇到各種特殊情況與實際變化，針對這些情況，性能優(yōu)秀、擴展性強的OA系統(tǒng)能夠立即調(diào)整流程，使得業(yè)務流程得到及時的改善并趨于合理。
于公文管理方面，OA的公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎(chǔ)定義的特殊工作流模塊，主要實現(xiàn)內(nèi)部公文管理電子化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢及成本高、信息不及時、不同步、辦理情況不易于跟蹤，辦理意見不利于查閱等問題。
如今，信息管理能力已經(jīng)成為衡量企業(yè)核心競爭力的標準之一。OA的信息管理平臺提供了跨越組織與按組織的信息管理模式，為用戶實現(xiàn)信息與知識的發(fā)布、共享、積累、利用與創(chuàng)新的全過程管理，為企業(yè)節(jié)省大量傳遞、查找、管理信息的成本，實現(xiàn)企業(yè)打造學習型組織的意向。
目前，協(xié)同的含義已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中，用戶對OA辦公系統(tǒng)的應用要求正在逐步提高，質(zhì)量上乘，高性價比的OA軟件，集成了人、財、物、信息、知識等諸多企業(yè)的資源，逐步成為一個員工辦公、中層管理、領(lǐng)導決策的知識協(xié)同的平臺。相比其他同質(zhì)化軟件，OA融合了協(xié)同、知識管理、門戶等精髓，并在大并發(fā)、四維管理權(quán)限以及平臺化技術(shù)上大放異彩，始終站在行業(yè)的最前端。對于一個真正有實力有遠見的OA廠商來說，其產(chǎn)品能夠有力地幫助用戶實現(xiàn)科學管理、提高效率，節(jié)約成本的這些根本目標，那么經(jīng)濟發(fā)展的疲軟不僅不會成為制約企業(yè)發(fā)展的障礙，甚至會成為品牌發(fā)展的加速器。協(xié)同OA，正用智慧點亮未來。
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