一直以來,我們都在尋找導(dǎo)致OA系統(tǒng)實施失敗的真正原因所在,力求在OA辦公系統(tǒng)廠商、產(chǎn)品本身及企業(yè)用戶那里找到珠絲馬跡。但問題究竟出在哪里呢?本文將從技術(shù)、功能、選型及管理等多個角度去進(jìn)行全面的分析,找出問題關(guān)鍵點并盡量去規(guī)避。
第一、技術(shù)缺陷
技術(shù)缺陷主要包括以下三種情況:
1、不支持大規(guī)模并發(fā) 這種情況主要發(fā)生在大型企業(yè)和特大型企業(yè),他們在最初使用OA系統(tǒng)的時候,用戶數(shù)還不是很多,但用了幾年后,用戶數(shù)劇增,使用用戶會達(dá)到萬人左右,并發(fā)數(shù)(同時在線的用戶)能達(dá)到2000-3000人左右。這時候系統(tǒng)的開發(fā)架構(gòu)和運行平臺就無法支撐了,OA辦公系統(tǒng)訪問會變得非常非常慢,而且很容易出現(xiàn)掉線或鏈接不上的現(xiàn)象,甚至系統(tǒng)會出現(xiàn)崩潰現(xiàn)象,自然也就無法使用了。
2、服務(wù)成本太高 因為OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)成本太高而被迫放棄的用戶很多,他們已經(jīng)習(xí)慣了這套系統(tǒng),但有需求沒法做,有問題沒法改,只能使用最簡單的功能。這種問題是OA辦公系統(tǒng)的先天問題,是無法解決的,出現(xiàn)這種問題的用戶大多使用了一些服務(wù)成本很高的OA辦公系統(tǒng)開發(fā)技術(shù),如LOTUS、Share-Point等,這種架構(gòu)的OA系統(tǒng)無法遠(yuǎn)程服務(wù),而到現(xiàn)場服務(wù)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過JAVA、.net等技術(shù)產(chǎn)品,因為掌握這種技術(shù)的工程師成本很高,沒辦法,物以稀為貴。
3、不能和其他系統(tǒng)整合 這種情況在近幾年內(nèi)越來越多,因為OA辦公系統(tǒng)涉及面廣,包容性強(qiáng),所以用戶需要將OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺,實現(xiàn)統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。但一些OA辦公系統(tǒng)因為技術(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計水平欠缺,導(dǎo)致這種需求無法實現(xiàn),這種問題也屬于軟件的先天性缺陷,后期是很難改進(jìn)的。這樣用戶得到的只是一個功能單一的OA辦公系統(tǒng),而且加重了企業(yè)信息孤島的問題,被廢掉就不可避免了。
第二、功能欠缺
功能缺陷也包括三種情況:
1、功能不細(xì)致 現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)就是求全不求細(xì),看起來林林總總各種功能都有,但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺,比如發(fā)送通知時不能設(shè)置自動回復(fù)和提醒功能、接收文件時不能直接歸檔、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、表單不支持交叉匯總等等。
2、功能不易用 這個問題一直被廠家所忽略,但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實施成功率。OA辦公系統(tǒng)涉及面廣,各類型人員電腦水平千差萬別,OA辦公系統(tǒng)實施是一鼓作氣,再而衰,三而竭,如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣,他們的熱情就會很快冷卻,再好的功能和技術(shù)都是空談。
3、功能不適用
OA辦公系統(tǒng)里面的很多功能模塊只是做做樣子,并不能真正滿足用戶的業(yè)務(wù)辦公需要,典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關(guān)系、會議管理、項目管理等,用戶發(fā)現(xiàn)不適用后又不愿意花錢做二次開發(fā),慢慢的也就導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)功能的閑置。功能的欠缺可能不會導(dǎo)致用戶完全廢棄OA辦公系統(tǒng),但只能勉強(qiáng)的使用一些最基本的功能,如信息發(fā)布等,遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)應(yīng)有的價值,無疑也是一種失敗。這種類型的客戶太多了。
第三、選型失誤
用戶在選型的時候一般都是不成熟、不理性的,過于理想化,一些廠家為了取悅用戶、盡快成單,都在一味的迎合用戶的需求,甚至在明知不合理的情況下誤導(dǎo)、欺騙用戶。比如很多客戶在購買時讓廠家給自己開發(fā)一些業(yè)務(wù)模塊,等實施后,才發(fā)現(xiàn)功能不適用,業(yè)務(wù)部門根本不用,白白花錢了。還有很多用戶只看重OA辦公系統(tǒng)的表面,過分關(guān)注管理理念,以為先進(jìn)的管理思想必然帶來先進(jìn)的管理工具,于是試用的時候走馬觀花,不夠深入產(chǎn)品的功能和技術(shù),結(jié)果產(chǎn)品和理念嚴(yán)重脫節(jié),跟自己的預(yù)期落差太大,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)上上下下的不滿,OA辦公系統(tǒng)成了擺設(shè)。
四、管理不善
在四個失敗原因中,管理不善的問題則屬于用戶自身的問題。OA辦公系統(tǒng)軟件只是一個工具,不是救命稻草,要服務(wù)人的管理,管理是好的,軟件可以讓你變得更好;管理是壞的,軟件就沒有用武之地。如果一個企業(yè)因為職能重疊、工作推諉、人浮于事而導(dǎo)致效率低下,那么首要的任務(wù)是先通過組織變革來解決管理問題,當(dāng)然,解決過程可以借助OA系統(tǒng)這個工具,但不能寄希望于OA系統(tǒng),它的作用只是輔助性的。管理沒有理順,軟件是不可能用起來的。
最后,OA辦公系統(tǒng)選型的時候要關(guān)注未來發(fā)展,而不是眼前問題;關(guān)注綜合成本,而不是購買價格;關(guān)注親身試用,而不是廠家介紹。這樣,實施OA辦公系統(tǒng)的失敗幾率就會大大降低。
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