一、企業(yè)物流管理現(xiàn)狀及信息化管理物流的目標(biāo)
該企業(yè)在庫存管理以及物流方面存在管理手段落后，庫站分散、信息溝通不暢，同類設(shè)備多、備件重復(fù)儲備、數(shù)據(jù)“孤島”無法共享等問題。這些問題有其單位自身的特性，但大部分屬于我國企業(yè)庫存管理上的共性問題。企業(yè)決定嘗試通過信息化建設(shè)加強(qiáng)對物流網(wǎng)絡(luò)管理。設(shè)計(jì)企業(yè)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，通過再造業(yè)務(wù)流程，建立規(guī)章制度，整合管理資源，扁平化管理和軟件研發(fā)，通過開發(fā)已實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化物流”系統(tǒng)，同時通過接口開發(fā)與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流、物流、信息流和業(yè)務(wù)流的“四流合一”。
通過系統(tǒng)建設(shè)，預(yù)計(jì)庫房流動資金周轉(zhuǎn)將提高一倍，周轉(zhuǎn)天數(shù)降低46.4天，節(jié)約庫房流動資金占用5 000萬元，節(jié)約銀行利息250萬元。
二、企業(yè)現(xiàn)狀要求通過信息化建設(shè)加強(qiáng)物流管理
首先從物資管理自身需求來看，一是分散的物資管理，會造成庫存流動資金占用較大，企業(yè)上年度庫存流動資金占用1.86億元；二是庫存積壓物資龐大，重復(fù)采購。由于信息不能共享，同類儲備很難綜合調(diào)劑。積壓物品，將影響生產(chǎn)成本；三是手工記賬，無法高效準(zhǔn)確地對物品進(jìn)行分類管理。倉庫盤點(diǎn)往往出現(xiàn)物品數(shù)量和賬目不符的情況，管理人員多，工作效率低；四是單個微機(jī)庫存管理，形成企業(yè)內(nèi)部封閉的信息孤島，很難全面及時地掌握庫存物資的動態(tài)信息。 其次從物資使用單位需求來看。
一是計(jì)劃處理反饋不及時。計(jì)劃上報(bào)后，是否正常處理、合同簽訂情況、供應(yīng)商情況、到貨情況使用單位不掌握，以致計(jì)劃重復(fù)上報(bào)；
二是對單位物資庫存分布情況和實(shí)時成本情況無法監(jiān)控，調(diào)劑成本的現(xiàn)象時有發(fā)生，成本不實(shí)；
三是分散的采購和儲備管理，不能發(fā)揮集中采購的競爭優(yōu)勢；
四是成本實(shí)時監(jiān)控管理的要求越來越迫切，部分制造部門已經(jīng)提出物資核算到車間班組機(jī)臺的內(nèi)部管理要求。
最后從監(jiān)管的角度看，一是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)沒有實(shí)現(xiàn)一體化，不能及時準(zhǔn)確的反映市場的價格變動情況、物資到貨情況、估價入賬的明細(xì)情況，財(cái)務(wù)核算不及時；二是管理手段的落后，造成了管理機(jī)制上的漏洞。急需的物資進(jìn)不來，不急需的長線物資占用庫存，計(jì)劃上報(bào)和預(yù)算管理脫節(jié)；三是供應(yīng)商及付款管理不夠規(guī)范；四是傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)方法，滯后的信息反饋，難以滿足現(xiàn)代化管理的需要。
三、提出的具體解決手段
通過對企業(yè)物流庫存管理進(jìn)行重新流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程全程計(jì)算機(jī)規(guī)范化管理，通過計(jì)算機(jī)控制物流工作。首先用料部門直接在內(nèi)部網(wǎng)上提出物資需求計(jì)劃，單位專業(yè)人員進(jìn)行網(wǎng)上匯總，各級領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上審批，交庫領(lǐng)用后的質(zhì)量監(jiān)控反饋網(wǎng)上閉環(huán)管理流程。其次規(guī)范招標(biāo)采購流程，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)中標(biāo)信息網(wǎng)上傳遞。同時約束合同標(biāo)底、供應(yīng)商，由計(jì)算機(jī)生成合同，依據(jù)合同按照生產(chǎn)進(jìn)度需求合理交庫。第三規(guī)范交庫、應(yīng)付款掛帳的業(yè)務(wù)流程。交庫單全部依據(jù)合同生成，應(yīng)付款依據(jù)發(fā)票和驗(yàn)收入庫單自動生成，ABC方式付款結(jié)果自動形成。
通過上述流程規(guī)范了庫房管理的業(yè)務(wù)流程，徹底甩掉傳統(tǒng)的手工記賬流程。同時審計(jì)建議配合新業(yè)務(wù)流程完善各項(xiàng)規(guī)章制度，形成各環(huán)節(jié)工作人員相互監(jiān)督制約機(jī)制，加強(qiáng)系統(tǒng)制約功能。 具體實(shí)施思路。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)通過建立預(yù)算、計(jì)劃、招投標(biāo)、合同、交庫、資金、統(tǒng)計(jì)七大功能模塊，從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的四個閉環(huán)控制系統(tǒng)。
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