某市場(chǎng)總監(jiān)陳先生列舉了四個(gè)典型的問題，包括產(chǎn)品功能、使用、數(shù)據(jù)管理等各個(gè)方面。
1、功能不細(xì)致
陳先生說，現(xiàn)在OA系統(tǒng)的功能普遍存在一個(gè)誤區(qū)就是求全不求細(xì)，看起來各個(gè)OA系統(tǒng)的功能都差不多，但實(shí)際上功能細(xì)節(jié)差距很大，正是這些細(xì)節(jié)缺陷導(dǎo)致了用戶無法使用。 這些功能細(xì)節(jié)在系統(tǒng)選型或使用初期很容易被忽略，卻會(huì)在使用中慢慢的暴露出來，造成諸多不便。比如發(fā)送通知時(shí)不能設(shè)置自動(dòng)回執(zhí)，接收文件時(shí)不能直接歸檔，工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)，文件審批時(shí)不能靈活的退回或加簽，統(tǒng)計(jì)報(bào)表不支持穿透查詢，不能同時(shí)連接多個(gè)考勤機(jī)等，不能批量上傳附件，不能設(shè)置周期性日程，不能靈便的進(jìn)行二次開發(fā)和數(shù)據(jù)整合等等。
2、使用不方便
這個(gè)問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了OA系統(tǒng)的實(shí)施成功率。OA系統(tǒng)涉及面廣，各類型人員的電腦水平千差萬別，而OA系統(tǒng)的實(shí)施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會(huì)很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談，系統(tǒng)很難順利推廣使用。
3、數(shù)據(jù)不整合
這個(gè)問題在近年內(nèi)非常明顯，已經(jīng)成為一個(gè)主要的問題。因?yàn)镺A系統(tǒng)涉及面廣，包容性強(qiáng)，所以用戶將OA系統(tǒng)作為企業(yè)的統(tǒng)一管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和匯總的功能。但很多OA系統(tǒng)并不具有這種能力，這是軟件的先天性缺陷，后期是很難改進(jìn)的。
比如，用戶在OA系統(tǒng)里面填報(bào)一個(gè)報(bào)銷單，發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。這個(gè)報(bào)銷單需要能夠關(guān)聯(lián)預(yù)算單的數(shù)據(jù)，以判斷報(bào)銷總額是否超過預(yù)算。還需要關(guān)聯(lián)與之對(duì)應(yīng)的借款單數(shù)據(jù)，以自動(dòng)計(jì)算本次報(bào)銷的結(jié)余金額。審批完成后，還需要關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，將報(bào)銷數(shù)據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中生成財(cái)務(wù)憑證。這才是一個(gè)完整的流程，而很多OA系統(tǒng)是不具備這種能力的。
4、工作流不適用
其實(shí)工作流管理是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心，幾乎所有的用戶在應(yīng)用OA系統(tǒng)的時(shí)候，都會(huì)把工作流放在重點(diǎn)位置。所以工作流功能的不適用，會(huì)直接導(dǎo)致OA系統(tǒng)無法使用，OA系統(tǒng)的工作流發(fā)展到今天，其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。
“工作流2.0”有兩個(gè)重要的特征，一是能夠?qū)崿F(xiàn)靈便的數(shù)據(jù)整合，也就是上文中提到的數(shù)據(jù)整合問題；二是能夠靈便的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在不需要廠商二次開發(fā)的情況下，系統(tǒng)就能夠根據(jù)用戶設(shè)置，自動(dòng)生成各種類型的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為管理者提供決策支持。筆者發(fā)現(xiàn)，OA系統(tǒng)的很多問題在選型階段很容易被忽略，這就對(duì)選型者提出了很高的要求，需要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的市場(chǎng)調(diào)研、需求調(diào)研和產(chǎn)品試用。好的產(chǎn)品就是成功的一半，OA系統(tǒng)軟件并不適用于“三分軟件、七分實(shí)施”，而是“七分軟件、三分實(shí)施”。
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