大多數(shù)企業(yè)采用收集歸納法進(jìn)行需求定義：把空的需求表單發(fā)給各部門，一段時(shí)間后收集上來，對(duì)各部門的問題進(jìn)行匯總歸納，形成總體的需求概況；繼而參考從各個(gè)OA廠商產(chǎn)品宣傳中收集到的信息，整理出一個(gè)大而全、缺乏整體性考慮的需求作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。
其實(shí)，這樣的面面俱到，卻往往真正收效甚微。一方面各部門大多是站在自己部門的立場上考慮，常常帶有很深的專業(yè)色彩，將業(yè)務(wù)應(yīng)用需求與協(xié)同辦公需求混為一談，總希望一個(gè)軟件能幫助完成所有的工作事項(xiàng)。另一方面所參考的OA廠商宣傳，或魚龍混雜、或互相抄襲、或無中生有；并且，每一款OA軟件各有所長，如果不分輕重緩急的想要集所有閃光點(diǎn)于一身幾乎沒有可能。
OA選型，要從細(xì)節(jié)中脫出來，先找到一個(gè)組織共性的需求——協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。將企業(yè)的需求分出個(gè)輕重緩急，才能找真正適合自己公司的OA。
選型有哪些需要注意的事項(xiàng)？每個(gè)系統(tǒng)都有自己的優(yōu)缺點(diǎn)，究竟該如何取舍呢?
一般來說，OA系統(tǒng)的選型者包括CIO、網(wǎng)管、行政主管這三大角色。其中CIO和網(wǎng)管們會(huì)對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行比較全面的評(píng)測，包括技術(shù)和功能兩大方面，并且會(huì)追究一些技術(shù)細(xì)節(jié)，比如技術(shù)架構(gòu)、開放性等。
行政主管，如人事主管、財(cái)務(wù)主管則更多的關(guān)注于理念和功能，包括是否能夠解決自己的主要問題，是否方便使用等。而大家普遍關(guān)心的問題則是OA系統(tǒng)的價(jià)格、維護(hù)、服務(wù)等。
綜合來看，選好OA系統(tǒng)需要關(guān)注五大要素，即實(shí)用性、易用性、開放性、服務(wù)、性價(jià)比。
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