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協(xié)同OA軟件系統(tǒng)能為企業(yè)解決什么問(wèn)題 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)語(yǔ)：對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，企業(yè)員工是它生存的根本，不同角色的人員具有不同的職權(quán)，處理不同的事務(wù)。相應(yīng)的，他們關(guān)心的問(wèn)題是因人而異的，一套好的OA系統(tǒng)，能夠?yàn)椴煌娜藛T隨時(shí)隨地的提供其所需的信息，為企業(yè)員工提供一個(gè)協(xié)同工作的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低成本提升效率的最終目的。
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聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使得協(xié)同工作方式發(fā)生了巨大的變化，商業(yè)體系越來(lái)越復(fù)雜，工作方式越來(lái)越具有流動(dòng)性和移動(dòng)性，客戶越來(lái)越分散，上、下游伙伴聯(lián)系越來(lái)越緊密，而地理位置卻分散在全球各地，并處于不同的時(shí)區(qū)。這樣，企業(yè)需要一種更高效的“溝通協(xié)作”系統(tǒng)，來(lái)更有效地管理建立在人和團(tuán)隊(duì)基礎(chǔ)上的交流與互動(dòng)，全方位地整合和優(yōu)化企業(yè)的所有信息資源，更靈活地調(diào)整流程，以最終達(dá)到管理并提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。這就是說(shuō)企業(yè)必須選擇一種適合他們自己的協(xié)同軟件。
具體來(lái)講，企業(yè)對(duì)協(xié)同的需求，從根本上可以圍繞團(tuán)隊(duì)分為兩個(gè)范疇。第一個(gè)，是團(tuán)隊(duì)成員的交流與通訊。傳統(tǒng)上，交流與通訊的方式是有形的，物理的，例如電話、傳真、打印傳遞、磁盤(pán)交換等等。而在今天，一個(gè)具有真正競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)必須整合并靈活應(yīng)用多種溝通方式和渠道，包括電子郵件，即時(shí)通訊，手機(jī)短信，在線感知，文件即時(shí)傳送等等。第二個(gè)，是團(tuán)隊(duì)自身的協(xié)作與管理。傳統(tǒng)上，團(tuán)隊(duì)的工作方式必須是通過(guò)面對(duì)面的會(huì)議，發(fā)生在固定的組織內(nèi)，要有專(zhuān)用的辦公地點(diǎn)等等。而今天企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)是跨組織，跨地區(qū)，跨網(wǎng)絡(luò)，和跨流程的團(tuán)隊(duì)的存在。企業(yè)日益需要為這些團(tuán)隊(duì)提供虛擬的協(xié)作空間，使團(tuán)隊(duì)內(nèi)的信息與文檔得到及時(shí)交換，豐富成員彼此之間的交流工具，并管理信息生命周期的完整過(guò)程。
另一方面，在今天的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)中的團(tuán)隊(duì)成員需要可以在各種情況下進(jìn)行高效和靈活的溝通和協(xié)作。首先，用戶希望在沒(méi)有任何網(wǎng)絡(luò)連接的時(shí)候，同樣可以進(jìn)行工作。這樣就要求在離線時(shí)的體驗(yàn)與在線時(shí)是一樣的。而當(dāng)可以上網(wǎng)時(shí)，即便網(wǎng)絡(luò)中沒(méi)有服務(wù)器的參與，馬上也可以同步;當(dāng)然，服務(wù)器在局域網(wǎng)中存在的時(shí)候，客戶希望可以利用服務(wù)器，調(diào)取有用資源，集中存儲(chǔ)信息等等�；ヂ�(lián)網(wǎng)存在時(shí)，客戶也希望可以采取VPN的形式，實(shí)現(xiàn)安全的傳輸。面對(duì)工作環(huán)境的多樣性和復(fù)雜性，怎樣保持團(tuán)隊(duì)的高效和靈活，企業(yè)就要求在上述幾種環(huán)境下，都可以實(shí)現(xiàn)安全的、高度的協(xié)同。
歸根結(jié)底，一個(gè)企業(yè)希望在管理活動(dòng)中，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力可以得到持續(xù)的提升，而核心競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)，又在于企業(yè)中每一個(gè)團(tuán)隊(duì)和每一個(gè)人都能夠順暢自如地溝通、協(xié)作，也能實(shí)時(shí)共享各種信息、關(guān)系資源，從而最大激發(fā)他們的創(chuàng)造力和主觀能動(dòng)性。
同樣的，在一個(gè)完整的商業(yè)生態(tài)環(huán)境里，企業(yè)如何最快地對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)需求作出反應(yīng)，如何最大地發(fā)展和利用寶貴的商務(wù)關(guān)系，如何無(wú)縫地銜接各種業(yè)務(wù)流程，如何更成功地管理與合作伙伴的共有的知識(shí)資本與關(guān)系，都對(duì)協(xié)同提出了更高、更廣和更深層的要求。事實(shí)上，協(xié)同已不僅僅是企業(yè)成長(zhǎng)的要求，更是企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中生存的根本保障。
企業(yè)在管理演變的過(guò)程中都需要面對(duì)諸如：制度理解不清晰、缺少基礎(chǔ)的流程執(zhí)行工具等企業(yè)運(yùn)營(yíng)層面的問(wèn)題；信息共享不徹底、缺少知識(shí)傳遞共享平臺(tái)等信息共享與傳遞層面的問(wèn)題；跨部門(mén)工作協(xié)調(diào)難、缺少統(tǒng)一的工作溝通平臺(tái)等人員協(xié)助方面的問(wèn)題。這一系列的問(wèn)題只有借助有效的工具才能夠解決。
無(wú)論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個(gè)階段，都需要借助信息化的工具和軟件來(lái)解決上述企業(yè)內(nèi)部存在的問(wèn)題，即“企業(yè)內(nèi)控”問(wèn)題，在特殊的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問(wèn)題。借助協(xié)同辦公（OA）軟件來(lái)完成企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、減少人員流失帶來(lái)的損失、進(jìn)行工作任務(wù)的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預(yù)算等，實(shí)現(xiàn)文檔電子化，以轉(zhuǎn)變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進(jìn)員工內(nèi)部溝通加快響應(yīng)，促進(jìn)協(xié)作提高工作質(zhì)量，網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)辦公可以節(jié)省時(shí)間；實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，用標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提高效率，通過(guò)執(zhí)行來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；促進(jìn)企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標(biāo)準(zhǔn)，管理成本更低廉，擴(kuò)張更迅速。協(xié)同辦公（OA）軟件使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的艱難時(shí)刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財(cái)力。
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