辦公自動化系統(tǒng) |
淺談企業(yè)管理信息化對內(nèi)部控制的影響偉創(chuàng)軟件 -> 辦公自動化系統(tǒng)
通過對我國企業(yè)管理內(nèi)部管理信息化現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，結(jié)合我國企業(yè)管理信息化進(jìn)程的發(fā)展規(guī)律，提出了在不同條件下我國企業(yè)信息化的影響。 美國注冊會計師協(xié)會于20世紀(jì)90年代將內(nèi)部控制的內(nèi)容確定為控制環(huán)境、風(fēng)險評價、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控五個方面�？梢姡瑑�(nèi)部控制除了會計控制外，還涉及管理控制的許多方面。
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文檔管理系統(tǒng)為電力業(yè)務(wù)提供良好支援偉創(chuàng)軟件 -> 辦公自動化系統(tǒng)
當(dāng)今社會己進(jìn)入信息社會時代，信息己經(jīng)受到社會的廣泛關(guān)注，被看作社會和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的三大支柱（材料、能源、信息）之一。信息是管理的基礎(chǔ)，是進(jìn)行決策的的基本依據(jù)。在一個組織里，信息己作為人力、物力、財力之外的第四種能源，占有重要的地位。然而，信息是一種非物質(zhì)的，有別于基本資源的新形式的資源。信息也是管理的對象，必須進(jìn)行管理和控制。公司文檔管理系統(tǒng)是將IT技術(shù)用于公司文檔信息的管理, 它能夠收集與存儲公司文檔的檔案信息，提供更新與檢索公司文檔信息檔案的接口；提高工作效率。
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物流管理系統(tǒng)對與企業(yè)庫存管理的啟示偉創(chuàng)軟件 -> 辦公自動化系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國內(nèi)物流業(yè)近幾年也有了長足進(jìn)步。確切地說，物流是國家經(jīng)濟(jì)的血脈，對經(jīng)濟(jì)建設(shè)起到了重大作用。國內(nèi)的部分物流公司迅速崛起，業(yè)務(wù)能力越來越強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)也有所積累。但與此同時帶來的是管理難度的加大。為了能得到進(jìn)一步發(fā)展，必須做到對客戶更完善的服務(wù)，增加業(yè)內(nèi)的競爭力。因?yàn)槲锪鳂I(yè)的競爭之殘酷也是有目共睹的。
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企業(yè)上oa系統(tǒng)的主要作用？ |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)語：企業(yè)在管理演變的過程中都需要面對諸如：制度理解不清晰、缺少基礎(chǔ)的流程執(zhí)行工具等企業(yè)運(yùn)營層面的問題；信息共享不徹底、缺少知識傳遞共享平臺等信息共享與傳遞層面的問題；跨部門工作協(xié)調(diào)難、缺少統(tǒng)一的工作溝通平臺等人員協(xié)助方面的問題。這一系列的問題只有借助有效的工具才能夠解決。
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OA可解決的問題：
1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺：
由于公司在日常經(jīng)營管理工作中需要上傳和下達(dá)各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，各分公司、項(xiàng)目部和駐外機(jī)構(gòu)設(shè)立在各處，而以往所有的相關(guān)工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、人工遞送、發(fā)送傳真等方式進(jìn)行。這樣一來就導(dǎo)致日常公司文件的上傳下達(dá)時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費(fèi)用高的問題。 OA解決辦法：建立內(nèi)部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。
公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過OA平臺進(jìn)行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權(quán)限范圍內(nèi)查看與自己相關(guān)的信息。同時可結(jié)合手機(jī)短信方式對部分重要信息進(jìn)行及時發(fā)布。
2、溝通與記錄存檔：
目前公司內(nèi)部各機(jī)構(gòu)間的溝通主要是通過電話、手機(jī)短信、QQ等方式進(jìn)行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認(rèn)缺乏依據(jù)。
OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺。
OA提供了內(nèi)部消息、內(nèi)部郵件、外部郵件、手機(jī)短信等各種溝通渠道，構(gòu)建了完善的內(nèi)部溝通平臺�？偣炯胺止�、項(xiàng)目部可統(tǒng)一在上面進(jìn)行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。
3、內(nèi)部審批與手機(jī)批示：
目前公司內(nèi)部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級遞送給各個相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依次進(jìn)行簽批。其次是公司在各地有分公司、項(xiàng)目部，因此辦公地點(diǎn)分散，加上公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要經(jīng)常出差在外地時，難免會出現(xiàn)簽批不及時、信息不對稱而導(dǎo)致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。
OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺。
OA提供的強(qiáng)大的基于互聯(lián)網(wǎng)的表單和工作流程引擎對跨地域?qū)徟峁┝送晟频闹С帧A首先會對公司的內(nèi)部工作流程進(jìn)行梳理和調(diào)研，之后會根據(jù)雙方確認(rèn)的調(diào)研文檔將各種需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批的內(nèi)部請示、公文流轉(zhuǎn)、合同審批等事務(wù)處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的配置，從而實(shí)現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司和項(xiàng)目部都可以實(shí)現(xiàn)在同一個平臺上進(jìn)行辦公。領(lǐng)導(dǎo)即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)文件的審批。同時OA系統(tǒng)提供了手機(jī)WAP審批功能，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在不方便上網(wǎng)的地方也可通過手機(jī)WAP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領(lǐng)導(dǎo)的審批效率，真正實(shí)現(xiàn)移動辦公。
4、公司文檔管理方面：
目前對于公司內(nèi)部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進(jìn)行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實(shí)現(xiàn)電子化的管理。
OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。 OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進(jìn)行分門別類的管理（如公司的項(xiàng)目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實(shí)現(xiàn)快速的查詢。針對文檔的安全性，OA還提供了完善的權(quán)限設(shè)置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進(jìn)行控制）對文檔進(jìn)行管理，只有擁有相應(yīng)權(quán)限的人才能查看對應(yīng)的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權(quán)人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。
5、項(xiàng)目協(xié)作方面：
對于臨時發(fā)起的一些臨時工作或公司內(nèi)部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項(xiàng)目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進(jìn)行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項(xiàng)目的進(jìn)展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復(fù)進(jìn)行的工作不能很好的進(jìn)行知識和經(jīng)驗(yàn)的沉淀。 OA解決方法：建立協(xié)作平臺。
對于有些臨時發(fā)起的項(xiàng)目需要不同部門及不同崗位人參與的項(xiàng)目，可臨時成立項(xiàng)目組，對項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時的進(jìn)展溝通，同時跟項(xiàng)目相關(guān)的文檔、合同、圖紙等可上傳到項(xiàng)目協(xié)作區(qū)上。
無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內(nèi)部存在的問題，即“企業(yè)內(nèi)控”問題，在特殊的經(jīng)濟(jì)形勢下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。借助協(xié)同辦公（OA）軟件來完成企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進(jìn)行工作任務(wù)的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預(yù)算等，實(shí)現(xiàn)文檔電子化，以轉(zhuǎn)變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進(jìn)員工內(nèi)部溝通加快響應(yīng)，促進(jìn)協(xié)作提高工作質(zhì)量，網(wǎng)絡(luò)、移動辦公可以節(jié)省時間；實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風(fēng)險，用標(biāo)準(zhǔn)來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進(jìn)企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標(biāo)準(zhǔn)，管理成本更低廉，擴(kuò)張更迅速。協(xié)同辦公（OA）軟件使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的艱難時刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財力。
所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導(dǎo)，不是靠幾個拓展訓(xùn)練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。OA就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺，因?yàn)槟阍贠A系統(tǒng)中做過的任何一個痕跡，你的領(lǐng)導(dǎo)，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個計劃，一個文檔。
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