學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)主要以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)為手段,對學(xué)校管理信息進(jìn)行全面管理的人機(jī)系統(tǒng),它由硬件和軟件兩部分構(gòu)成,硬件主要由學(xué)校管理資源庫、管理信息網(wǎng)、用戶終端等構(gòu)成,軟件部分主要由系統(tǒng)軟件、操作平臺、管理軟件組成。學(xué)校管理系統(tǒng)能準(zhǔn)確、及時(shí)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的當(dāng)前狀態(tài),能利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來,能從全局出發(fā)輔助學(xué)校各職能部門以及校長管理學(xué)校。由此可見,學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)首先必須具有強(qiáng)大的電子數(shù)據(jù)處理功能,能大大提高學(xué)校管理人員的工作效率,減輕勞動強(qiáng)度,同時(shí),學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用管理數(shù)學(xué)模型,將仿真、優(yōu)化結(jié)合起來,為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效信息。 根據(jù)學(xué)校管理各職能部門及其工作任務(wù),通�？蓪W(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)劃分為教學(xué)管理、學(xué)生管理、教職工信息、圖書管理、財(cái)務(wù)管理、其它事務(wù)管理等,這些系統(tǒng)既是學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)中的分系統(tǒng),偉創(chuàng)軟件的信息管理系統(tǒng)，同時(shí)又是功能相對獨(dú)立的職能管理系統(tǒng)。 ==學(xué)生管理信息系統(tǒng) 這里的學(xué)生管理指的是對學(xué)生工作的綜合性管理。由于招生、培養(yǎng)、分配是學(xué)校教育的三個基本環(huán)節(jié),因而該系統(tǒng)通常包括招生管理信息、學(xué)生操行及獎懲管理信息、畢業(yè)去向信息等。學(xué)生操行及獎懲管理子系統(tǒng)主要輔助學(xué)生管理部門進(jìn)行各學(xué)期末或?qū)W年末的學(xué)生操行綜合測評、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部的評選,各項(xiàng)獎金的評定以及學(xué)生處分情況記錄等項(xiàng)工作,包括對上述有關(guān)數(shù)據(jù)的登錄、統(tǒng)計(jì)、排序、查詢和存檔等。 ==教職工信息系統(tǒng) 教職工信息系統(tǒng)主要由教職工基本情況檔案和教師業(yè)務(wù)信息兩個子系統(tǒng)組成,它主要是完成上述內(nèi)容的登錄、分類、檢索查詢和各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出等�；厩闆r包括教職工本人的基本情況及其家庭簡要情況,教師業(yè)務(wù)信息則主要記載教師的專業(yè)方向、外語能力、教學(xué)情況、科研成果和業(yè)務(wù)進(jìn)修情況等項(xiàng)內(nèi)容。 ==圖書資料管理系統(tǒng) 圖書資料管理系統(tǒng)通常由采編管理、流通管理和報(bào)刊雜志管理三個子系統(tǒng)組成,用以輔助學(xué)校圖書館及資料室的日常管理業(yè)務(wù)。采編管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)圖書訂購、查詢和訂單備案等功能;流通管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)書庫快速檢索、登錄、編制日、月、年報(bào)表等功能;報(bào)刊雜志管理子系統(tǒng)則主要完成各種報(bào)刊、雜志的征訂、統(tǒng)計(jì)匯總和檢索。 ==學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng) 財(cái)務(wù)管理是學(xué)校管理的重要任務(wù)之一,它直接關(guān)系到執(zhí)行國家的財(cái)經(jīng)政策和紀(jì)律、合理使用資金、充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益,更好地為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)通常包括以下四個子系統(tǒng):計(jì)劃、預(yù)算管理子系統(tǒng),根據(jù)事業(yè)計(jì)劃需要,對未來年度的資金進(jìn)行籌集與分配處理;會計(jì)核算子系統(tǒng),主要進(jìn)行各種財(cái)務(wù)憑證和賬務(wù)的處理、核算,打印科目匯總表和匯總平衡表等各類報(bào)表,實(shí)現(xiàn)預(yù)算和計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和跟蹤;工資核算子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)工資結(jié)算、分部門匯總、打印工資發(fā)放表冊、錢幣面值統(tǒng)計(jì)等功能;財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng),對財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行狀況進(jìn)行分析并作出決算,以此總結(jié)和考核學(xué)校各方面經(jīng)濟(jì)活動的效果與存在的問題。 ==學(xué)校財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng) 學(xué)校財(cái)產(chǎn)就是學(xué)校的設(shè)備物資,這里所說的財(cái)產(chǎn)管理主要由儀器設(shè)備管理和學(xué)校固定資產(chǎn)管理兩個子系統(tǒng)組成。前者包括實(shí)驗(yàn)室及信息技術(shù)所用的教學(xué)儀器、設(shè)備的管理;后者則指除此以外的教學(xué)、辦公用房、各類家俱及其它固定資產(chǎn)的管理。本系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)上述財(cái)產(chǎn)的登錄,對使用、維護(hù)、更新改造和報(bào)廢情況的記錄。檢索查詢以及統(tǒng)計(jì)匯總功能。 ==教學(xué)管理信息系統(tǒng) 教學(xué)管理信息系統(tǒng)通常包括學(xué)生編班、學(xué)籍管理、課程表編排與調(diào)度、選課、教學(xué)檔案管理等子系統(tǒng)。系統(tǒng)要注意學(xué)生編班是按照年齡、性別、入學(xué)成績等情況分析處理,并按照某些給定的原則把新生分配到各個平行班級。編班處理的原始數(shù)據(jù)來自學(xué)生管理系統(tǒng)中的招生管理子系統(tǒng);學(xué)籍管理是教務(wù)行政管理工作的重要內(nèi)容,主要包括學(xué)生在校期間各科學(xué)習(xí)成績的登錄,統(tǒng)計(jì)處理,各種成績表冊及成績報(bào)告單打印和保存,提供各種查詢功能以便及時(shí)了解各科教學(xué)情況和各班學(xué)習(xí)質(zhì)量;課程表是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)活動的依據(jù),是教學(xué)工作的時(shí)間、空間和人力的總調(diào)度。課程表編排與調(diào)度要涉及學(xué)生、教師、教室和設(shè)備等多方面因素,因而它是教務(wù)管理系統(tǒng)中一個十分重要也是比較復(fù)雜的子系統(tǒng); 選課系統(tǒng)主要是為學(xué)生在選修課程時(shí),提供查詢,保證學(xué)生有效地選課而設(shè)置,該系統(tǒng)主要是將學(xué)校提供的選修課程、授課教師、選修人數(shù)提供給師生。教學(xué)檔案管理包括各年級、班級和各課程的教學(xué)計(jì)劃、教師教學(xué)情況、有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表及教學(xué)文件的登錄、整理、查詢與存貯等。
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