文檔管理系統(tǒng)能對企業(yè)辦公文檔進(jìn)行歸類、存儲、修訂、檢索、共享及權(quán)限管理。知識管理系統(tǒng)能夠在管理文檔的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提取文檔中的有價值信息形成企業(yè)知識資源，為企業(yè)管理人員提供決策支持。

然而當(dāng)前大多數(shù)的文檔管理、知識管理系統(tǒng)雖然運(yùn)行在Web上，卻無法實(shí)現(xiàn)Web上的文檔編輯、保存等操作，涉及Office文檔的操作大多是采取附件上傳下載的方式，整個系統(tǒng)的使用給用戶造成操作上的不便，很大程度上打消了用戶的使用積極性。

在企業(yè)或政府辦公中，文檔管理主要體現(xiàn)在對Office文檔的管理上，這里的Office文檔通常是指微軟Office和WPS。因此B/S架構(gòu)的文檔、知識管理系統(tǒng)的主要應(yīng)用就是Office文檔的網(wǎng)絡(luò)化管理。通常這些文檔管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的需求對存儲在Web服務(wù)器上的Office文檔進(jìn)行搜索，但這種搜索大多只能通過文件名來進(jìn)行，搜索的粒度較大，無法深入到文檔內(nèi)部進(jìn)行全文檢索。雖然市場上有一些文檔管理系統(tǒng)能夠深入到文檔內(nèi)部來搜索文字內(nèi)容，但其Office文檔內(nèi)容的提取效率比較低，提取內(nèi)容的程序代碼通常采用Office服務(wù)器自動化技術(shù)(微軟不推薦)，這種代碼運(yùn)行不可靠，很容易造成服務(wù)器運(yùn)行不穩(wěn)定。

而集成SOAOffice中間件后，Office文字內(nèi)容能夠很容易地被提取出來并保存到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里，方便生成快照，系統(tǒng)能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、字、句等輕松實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)Office文檔的全文檢索，方便用戶的查閱。

文檔管理系統(tǒng)集成SOAOffice中間件后能夠設(shè)置并發(fā)訪問共享Office文檔，還能進(jìn)行文檔權(quán)限控制及文檔共享權(quán)限控制。

從此，系統(tǒng)內(nèi)部文檔的流轉(zhuǎn)再也不需要以附件的形式上傳下載了，你可以直接在系統(tǒng)內(nèi)部新建Office文檔，直接對Office文檔進(jìn)行在線編輯、保存、流轉(zhuǎn)、打印等。在整個文檔的流轉(zhuǎn)過程中，SOAOffice中間件的強(qiáng)制痕跡保留、全文手寫批注、領(lǐng)導(dǎo)圈閱簽字等功能發(fā)揮了巨大的功效，它讓Office文檔的修改、手寫痕跡清晰明了地呈現(xiàn)在你的面前。

根據(jù)權(quán)限劃分，你還能夠禁止某些用戶對系統(tǒng)內(nèi)的Office文檔進(jìn)行編輯、復(fù)制、粘貼、下載、打印、發(fā)送電子郵件、系統(tǒng)截屏及本地緩存等，并禁止其右鍵菜單功能。