一、OA辦公系統(tǒng)優(yōu)勢：
1、可以數(shù)據(jù)整合，共享資源
使用OA系統(tǒng)辦公，所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合保存，在同一平臺展示，避免數(shù)據(jù)信息孤島。員工在外工作，能隨時在手機登陸OA系統(tǒng)，下載需要的文件、圖片，還能共享給有需要的同事。對在外辦公的銷售人員、業(yè)務(wù)員而言，不僅方便而且高效。
可以提升公司工作人員內(nèi)部活力
可以整合數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)共享，員工之間雖然各自客戶信息不能共享，但可查看其它員工的業(yè)績表現(xiàn)，從而刺激業(yè)績不佳的員工奮進，內(nèi)部形成競爭及趕超的氛圍，提高企業(yè)銷售整體的競爭力。
可以提升工作效率
員工通過手機簽到考勤，也能通過手機實時查看考勤時間與位置，員工不必再擔(dān)心因在外時間的問題影響簽到，同時領(lǐng)導(dǎo)能隨時掌握員工動態(tài)，對于異常情況能及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對。銷售人員在拜訪客戶時，能立即記錄客戶信息。所有的工作，隨時隨地通過手機完成，有利提升銷售部門的整體效率！
二、OA辦公系統(tǒng)誤區(qū)
1、滿足個性化就是好？
不少軟件商為了適應(yīng)企業(yè)的個性化發(fā)展需求，加快產(chǎn)品推售，一味迎合、滿足企業(yè)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的全面?zhèn)�性化，導(dǎo)致了二次開發(fā)和升級維護的工作十分龐大，費用驟升，項目成功率大降。
2、越安全越好？
這里有一個統(tǒng)籌兼顧的問題，控制在一個適當(dāng)"度"的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當(dāng)大的一部分是由技術(shù)工作來實現(xiàn)的，在實際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計方案、軟件開發(fā)方案、安全保密實現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。
需強調(diào)的一點就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對的，任何一家公司的產(chǎn)品，無論是軟件還是硬件，都要給自己留有后門，因此過分苛刻"安全性"，強調(diào)"安全壓倒一切"，一方面不利于軟件的升級提升，一方面不利于協(xié)同OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)的推廣維護。
3、不要迷信成功用戶實施案例
在一個企業(yè)成功的OA辦公系統(tǒng)，拿到另一個企業(yè)未必成功，在一個企業(yè)失敗的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，換另一個企業(yè)則可能成功。所以企業(yè)不要迷信成功用戶參觀的結(jié)果，把它當(dāng)成經(jīng)驗學(xué)習(xí)的機會就可以了，而軟件商也不要以"樣板是瞻"，以為有了樣板案例就能說服一切，畢竟扎扎實實工作才是真，因此制宜量體裁衣對癥下藥才能真正地征服用戶獲得成功。
三、OA辦公系統(tǒng)對不同角色的作用
1、智慧決策者
借助規(guī)范化的管理優(yōu)勢可以讓管理者在管理過程中提升辦公效率，縮減不必要的時間浪費，從而讓管理者有足夠的時間去進行更深遠(yuǎn)的思考、去更好的制定決策。不僅如此，OA辦公系統(tǒng)能夠打通運作的各個環(huán)節(jié)，暢通資金流、物流和信息流，使管理者及時掌握企業(yè)內(nèi)部各方面的業(yè)務(wù)情況，快速響應(yīng)流程需求、獲取廣泛信息、靈活分析數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)建立信息管理和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策支持平臺，助力企業(yè)提升管理決策力，使管理者的決策更精準(zhǔn)、智慧。
2、全局管理者
對于管理者來說，他們最需要做的就是能夠掌控全局，讓工作事務(wù)不至于“脫軌”，特別是對高層領(lǐng)導(dǎo)而言，作為企業(yè)管理的“一把手”，需要了解企業(yè)更多的管理問題，了解每個部門不同的工作重點，將整個事務(wù)的運作流轉(zhuǎn)程序化、一體化和可控化，連接起企業(yè)內(nèi)每個人、崗位、部門、事務(wù)，打通企業(yè)管理的血脈。比如，銷售業(yè)務(wù)的跟單細(xì)節(jié)、各類審批事宜等這些事務(wù)都可以通過OA辦公系統(tǒng)建立起標(biāo)準(zhǔn)化的流程運作規(guī)則和多維度的工作任務(wù)運轉(zhuǎn)體系。
3、傳道授業(yè)者
相信每一個管理者都希望自己手下的新員工能在第一時間內(nèi)熟悉新業(yè)務(wù)，迅速成為企業(yè)即戰(zhàn)力，然而讓新員工快速掌握企業(yè)知識并融入到新業(yè)務(wù)環(huán)境中需要做足培訓(xùn)工作并花費掉一定的時間和人力培訓(xùn)成本。其中，管理者對新員工的工作指導(dǎo)和經(jīng)驗傳授占據(jù)整個培訓(xùn)工作的關(guān)鍵部分。
如今，已有越來越多的企業(yè)管理層基于人才戰(zhàn)略發(fā)展、企業(yè)未來知識管理考慮，紛紛瞄準(zhǔn)了OA辦公系統(tǒng)，希望通過協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的知識管理，沉淀老員工的知識資源，為新進的員工提供良好的知識儲備。
四、OA辦公系統(tǒng)的構(gòu)建原則
1、數(shù)據(jù)管理功能。對于已歸檔的業(yè)務(wù)流，終端用戶在輸入業(yè)務(wù)關(guān)鍵字的基礎(chǔ)上，就可查詢到包含此文字的所有業(yè)務(wù)流。同時，OA辦公系統(tǒng)管理人員可對無效業(yè)務(wù)流執(zhí)行刪除操作。
2、相關(guān)數(shù)據(jù)集成功能。OA管理系統(tǒng)還應(yīng)具備處理考勤類型數(shù)據(jù)的能力，人事管理人員通過查看該數(shù)據(jù)可獲取院內(nèi)人員的考勤情況。
3、信息發(fā)布功能。
五、OA辦公系統(tǒng)可以實現(xiàn)知識管理的自動化
傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。就集團公司實際情況而言，目前的檔案管理系統(tǒng)已提供了集團公司文檔資料歸檔功能。而通過數(shù)據(jù)接口的功能加入到OA辦公系統(tǒng)以后，則可以把文檔使用范圍大大擴展開來。
六、OA辦公系統(tǒng)還可以實現(xiàn)輔助辦公，協(xié)同（遠(yuǎn)程）辦公的功能
輔助辦公包括如會議管理、車輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種辦公。而協(xié)同辦公。支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現(xiàn)在來講，隨著地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公將成為很迫切的一種需求，而OA辦公系統(tǒng)可以使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
做為一個現(xiàn)代化企業(yè) ，OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)具有重要作用，我們應(yīng)該看到OA辦公系統(tǒng)雖然是一個促進辦公的工具，然而又不僅僅限于工具，自動化的流程必然會帶來某些工作流程的改變。
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