項(xiàng)目管理系統(tǒng)通過對(duì)工程項(xiàng)目信息的管理實(shí)現(xiàn)信息的集中化、數(shù)字化、完整性、一致性、安全性和可檢索性。有了項(xiàng)目管理系統(tǒng)，一方面有利于統(tǒng)一項(xiàng)目建設(shè)過程中各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、報(bào)表的格式，項(xiàng)目管理系統(tǒng)使管理工作更加規(guī)范化，在工程建設(shè)過程中對(duì)業(yè)主、監(jiān)理單位、承包人起到導(dǎo)向的作用，另一方面也方便瀏覽，將重復(fù)性的管理工作程序化，并且利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能管理，可以大大節(jié)約項(xiàng)目管理人員的精力，提高項(xiàng)目管理的效率與水平。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以提供一個(gè)機(jī)制，使各土木工程項(xiàng)目參與方很好地協(xié)同工作。在信息共享的環(huán)境下，通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)自動(dòng)完成某些常規(guī)的信息通知，可減少項(xiàng)目參與方之問需要人為信息交流的次數(shù)，并保證信息的傳遞變得迅捷、及時(shí)和通暢。此外，項(xiàng)目管理系統(tǒng)有利于改變項(xiàng)目參與各方雜亂無序的傳統(tǒng)溝通方式，實(shí)現(xiàn)有序的在線協(xié)同作業(yè)，項(xiàng)目管理系統(tǒng)使項(xiàng)目成員間的溝通、決策具有一致性和協(xié)同性，更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體目標(biāo)。

實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)，能對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并將管理人員從繁雜的、重復(fù)的事務(wù)性工作中解脫出來。項(xiàng)目管理系統(tǒng)減小了勞動(dòng)強(qiáng)度，將更多的時(shí)間和精力放在關(guān)鍵性的管理環(huán)節(jié)上，提高了管理效率，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，保證項(xiàng)目順利執(zhí)行。

工程項(xiàng)目往往涉及多個(gè)項(xiàng)目參與方，由于項(xiàng)目參與方的分散性，使得各方在溝通方面消耗大量的人力、物力、財(cái)力。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用，改變了許多信息加工、處理和發(fā)送的方法，利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行信息溝通，意味著信息傳遞具有速度快、信息容量大的特點(diǎn)。通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行信息共享，信息可以同時(shí)傳遞給多人，而且往往由于不受時(shí)空范圍的限制而使遠(yuǎn)距離的溝通更便利，提高了信息溝通的互動(dòng)性和快捷性。