協(xié)同辦公系統(tǒng)提高了企業(yè)的執(zhí)行力，是很多企業(yè)管理者必須面對(duì)的問題，無論是處于發(fā)展階段或具有一定規(guī)模的企業(yè)。經(jīng)歷了資源的整合之后，對(duì)各部門工作崗位進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)協(xié)同辦公系統(tǒng)還制定相應(yīng)的工作業(yè)務(wù)流程和相應(yīng)的管理制度。 1.使用協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的分配、進(jìn)度跟蹤、質(zhì)量控制
工作任務(wù)的安排與分配、過程溝通、監(jiān)督和指導(dǎo)，是企業(yè)日常工作與管理中每天都在發(fā)生的事情，傳統(tǒng)的管理模式由于受時(shí)間、區(qū)域和人數(shù)規(guī)模等因素的影響，信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、工作的執(zhí)行效率、執(zhí)行效果等方面也受到一定的影響。通過協(xié)同辦公系統(tǒng)規(guī)范用戶單位內(nèi)部的管理流程與規(guī)范，合理運(yùn)用協(xié)同辦公系統(tǒng)提供的各種功能，可以更好的執(zhí)行工作安排，實(shí)現(xiàn)及時(shí)和準(zhǔn)確的內(nèi)部溝通；對(duì)已安排和分配的進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤、監(jiān)督和指導(dǎo)，提升內(nèi)部的執(zhí)行力。 2.通過協(xié)同辦公系統(tǒng)基于不同的模塊建立考評(píng)機(jī)制，可以考慮將績效納入薪酬體系，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)來預(yù)警和檢視工作。 3.使用協(xié)同辦公系統(tǒng)梳理企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的分工與協(xié)作，對(duì)各部門崗位進(jìn)行合理、科學(xué)的規(guī)劃與設(shè)置，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理，減少單純?nèi)藶橐蛩卦斐傻呢?fù)面作用。
傳統(tǒng)的企業(yè)流程管理受人為因素的影響較大，所以企業(yè)很多的管理不能得到有效的執(zhí)行。協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)于信息化基礎(chǔ)不是很好的企業(yè)，前期需要一定時(shí)間的適應(yīng)期，通過對(duì)協(xié)同管理軟件的運(yùn)用，企業(yè)的流程是最終得到了沉淀，并在實(shí)際的使用中不斷的被優(yōu)化。協(xié)同辦公系統(tǒng)中不同和多維度的信息，為企業(yè)管理者和各部門負(fù)責(zé)人提供了有力的信息決策支持，避免了企業(yè)決策、任務(wù)分配等過程中純?nèi)藶�、主觀因素造成的負(fù)面作用。 4.通過協(xié)同辦公系統(tǒng)來優(yōu)化企業(yè)的工作業(yè)務(wù)流程，讓事情來找人，而不是人找事情。企業(yè)傳統(tǒng)的溝通模式，一般都是通過電話、傳真等工具，部門與部門之間無法進(jìn)行有效的溝通，特別是遇到跨部門、跨層級(jí)、跨地域、跨時(shí)間的溝通更是如此，導(dǎo)致很多的信息無法及時(shí)、準(zhǔn)確的傳達(dá)，產(chǎn)生很多重復(fù)性和錯(cuò)誤性的工作。使用協(xié)同辦公系統(tǒng)提升企業(yè)內(nèi)部信息的溝通和共享效果，提升內(nèi)部的執(zhí)行力。
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