OA軟件可支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公的。隨著地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，將文件保存在網(wǎng)盤或同步盤中，就能隨時隨地查看文件，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，利用OA軟件提高整體的反應(yīng)速度和決策能力，所以許多企業(yè)都引進來OA軟件來改善辦公管理。

在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。OA軟件自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。

與過去對紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過OA軟件處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在OA軟件上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費大量紙張的問題。電子文件在OA軟件上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

OA軟件能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調(diào)解決。在OA軟件上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

OA軟件的信息傳遞、日程安排等功能模塊，極大地提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力，利用OA軟件打造出凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應(yīng)能力的優(yōu)秀團隊。