企業(yè)財務(wù)內(nèi)控是為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)服務(wù)，通過制定一系列相互關(guān)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法，發(fā)揮財務(wù)管理職能，為企業(yè)發(fā)展提供有力保障。它包括了對貨幣資金、往來結(jié)算、存貨、投資、固定資產(chǎn)、在建工程及銷售收入等方面的管理和監(jiān)督。
很多情況下，企業(yè)主要以費用報銷的形式向員工和合作單位支付各種業(yè)務(wù)費用，因此在費用報銷環(huán)節(jié)進行有效控制和監(jiān)督，對實現(xiàn)財務(wù)內(nèi)控目標(biāo)具有舉足輕重的作用，費用管理軟件的運用將幫助企業(yè)開創(chuàng)財務(wù)內(nèi)控新局面。
貫徹執(zhí)行財務(wù)規(guī)范，杜絕內(nèi)部欺詐舞弊
在日常管理中發(fā)現(xiàn)，費用報銷單據(jù)中有時出現(xiàn)從未消費的餐費或來路不明的發(fā)票，支出為按規(guī)定登記，專項資金挪做他用等等欺詐伎倆，讓人防不勝防，無不能進行徹底的杜絕，將可能對企業(yè)造成不可估量的損失。深究可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的手工報銷模式是主要根源，內(nèi)控制度不能有效落實到位甚至無法落實。在這一模式下，審批流程容易出現(xiàn)漏洞，報銷單據(jù)可以輕易涂改、偽造，分析統(tǒng)計工作耗時費力，信息無法及時、充分共享造成審批審核難度大，讓那些企圖非法欺詐企業(yè)財產(chǎn)的員工有機可乘。國內(nèi)外企業(yè)的成功經(jīng)驗證明，推動信息化管理手段可規(guī)范財務(wù)的業(yè)務(wù)流程，確保內(nèi)控機制在企業(yè)各部門得以有效運行。
使用專業(yè)的費用管理軟件對加強企業(yè)防范欺詐具有重要現(xiàn)實意義，通過軟件不僅僅可以實時掌握公司的費用使用狀況，而且可以作為發(fā)現(xiàn)錯誤和違法行為的工具，這將有力打擊“損公肥私”的行為。該系統(tǒng)除了可多維、實時地反應(yīng)企業(yè)的預(yù)算費用支出，還能有效封堵財務(wù)管理漏洞，防范欺詐行為。安財費用管理軟件可以設(shè)計多種報銷流程滿足不同類型的業(yè)務(wù)需求，所有提交的單據(jù)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)流程運轉(zhuǎn)，審批時可以調(diào)用單據(jù)其它信息作為參考依據(jù)，確保每一項報銷費用準(zhǔn)確、及時支付，自動對報銷單據(jù)的流轉(zhuǎn)和相關(guān)操作進行記錄跟蹤，企業(yè)用戶充分肯定了安財費用管理軟件在財務(wù)內(nèi)控管理方面所發(fā)揮的作用。
真正的事前預(yù)算控制，全面降低運營成本
為了在實際運營中更好把握“開源”與“節(jié)流”，很多企業(yè)都建立了預(yù)算管理制度。每到年底各項目、各部門就開始忙活做下一年度的預(yù)算，耗時、耗力，終將完成預(yù)算編制。在此不是要否認企業(yè)對預(yù)算的重視程度，只是在財務(wù)內(nèi)控管理過程如果能充分運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，編制預(yù)算將更加省時、省力、省心。安財費用管理軟件中擁有海選的往年各類費用的詳盡數(shù)據(jù)，可以直接調(diào)用并形成各種費用報表進行多維、綜合的比較，通過細致分析制定相對準(zhǔn)確的年度預(yù)算，以更好達到企業(yè)編制預(yù)算初衷。
如果說編制預(yù)算是一種手段，那么對費用支付的有效控制才是編制預(yù)算的目的。不少企業(yè)百般重視編制預(yù)算，但在實際費用發(fā)生時卻沒有按照預(yù)算去控制，沒有起到降低企業(yè)運營成本和運營風(fēng)險作用。安財費用管理軟件在預(yù)算管理方面有“剛性”和“彈性”兩種控制方式，企業(yè)根據(jù)需要設(shè)定后，每一筆費用申請或費用報銷都“有章可循”，系統(tǒng)會自動計算相關(guān)費用類型資金使用狀況，提醒該筆費用“能不能支付”、“可支付多少”。
依托安財費用管理軟件的智能化管理，預(yù)算嚴(yán)重超支、預(yù)算外費用無法報銷、費用被挪它用等費用失控的情況不再出現(xiàn)，可見將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理，可為企業(yè)運營提供有力決策支持，有利于企業(yè)健康、快速發(fā)展。
在費用管理軟件的支撐下，可以有效控制報銷費用的支出，有助于財務(wù)內(nèi)控適時發(fā)揮應(yīng)有作用。當(dāng)然，根據(jù)財務(wù)內(nèi)控所遵循的適應(yīng)性原則和發(fā)展性原則，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點、管理需求、發(fā)展階段和所處內(nèi)外環(huán)境的變化，及時修訂內(nèi)控管理制度，調(diào)整費用管理軟件的功能應(yīng)用。
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