很多企業(yè)采購了OA辦公系統(tǒng)后，對(duì)它的后期成本預(yù)估和計(jì)劃不足，導(dǎo)致項(xiàng)目在實(shí)施和使用過程中非常被動(dòng)，甚至半途而廢的情況也不是沒有。 那么OA辦公軟件的后期成本到底都有哪些呢? OA辦公軟件的后期成本很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于一些費(fèi)用，有的有，有的沒有，有的多，有的少，但如果全面的總結(jié)，會(huì)包含以下方面： 1、實(shí)施成本： 如果企業(yè)的需求比較簡(jiǎn)單，采購了標(biāo)準(zhǔn)化的OA辦公軟件，而且系統(tǒng)的易用性也很強(qiáng)，企業(yè)自己能夠獨(dú)立完成實(shí)施，那么就無需再額外付出實(shí)施成本了。
但如果項(xiàng)目比較復(fù)雜，或產(chǎn)品不夠易用，企業(yè)自己無力實(shí)施，那么就需要廠商進(jìn)行實(shí)施，這就需要成本了。 實(shí)施工作都有什么呢，主要包括系統(tǒng)安裝與調(diào)試、人員和組織結(jié)構(gòu)錄入、權(quán)限設(shè)置、功能設(shè)置、流程和表單設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)培訓(xùn)等。這些成本可低可高，廠商可能單獨(dú)報(bào)價(jià)，也可能打包報(bào)價(jià)，可能以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，也可能以功能實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)。 如果在約定時(shí)間內(nèi)沒有完成實(shí)施目標(biāo)，而且不是乙方的原因，那么甲方一般還需要再支付實(shí)施費(fèi)。 2、培訓(xùn)成本： 在不同的項(xiàng)目中，有的廠商將培訓(xùn)和實(shí)施放在一起，有的則單獨(dú)計(jì)算。而且培訓(xùn)的時(shí)間、對(duì)象、人員、方式不同，成本也會(huì)不同，企業(yè)需要了解清楚。 3、二次開發(fā)成本： 二次開發(fā)成本是OA辦公軟件后期成本的一個(gè)大頭，甚至可能會(huì)遠(yuǎn)超采購成本，但這也是正�，F(xiàn)象，關(guān)鍵看用戶的需求。 通常企業(yè)使用了OA辦公軟件一段時(shí)間后，會(huì)提出很多更高的需求，如果這些需求超過了軟件的標(biāo)準(zhǔn)功能范疇，就需要付費(fèi)開發(fā)了，比如要進(jìn)行一些業(yè)務(wù)工作的管理，或多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合等。 當(dāng)然，如果企業(yè)自己有開發(fā)能力，而且軟件提供開發(fā)接口，最好是華天動(dòng)力那樣的自定義開發(fā)平臺(tái)，那么這部分成本也可以省了。 4、增加用戶成本： 根據(jù)合同約定，一線的OA辦公軟件在交付時(shí)都設(shè)定好了用戶賬號(hào)，比如100用戶(有的是并發(fā)數(shù)，有的是最大用戶數(shù))。那么如果企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，有更多人要使用這個(gè)系統(tǒng)怎么辦呢?只能是向廠商購買用戶賬號(hào)。 這個(gè)費(fèi)用可能會(huì)很高，但又很容易遇到，因此企業(yè)必須要提前了解廠商的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并在合同里做出明確約定。 5、服務(wù)成本： 不管是標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，還是項(xiàng)目化產(chǎn)品，大多OA廠商都會(huì)為客戶提供一年內(nèi)的全免費(fèi)服務(wù)(不包含二次開發(fā))，在服務(wù)期內(nèi)，廠商可以免費(fèi)提供各種技術(shù)支持。 但一年過后，廠商就需要收費(fèi)了，只是收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不同。目前一線OA廠商的服務(wù)費(fèi)多在合同額的6-15%之間，也會(huì)根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和方式的不同而有所不同。 當(dāng)然，如果企業(yè)覺得自己可以維護(hù)好系統(tǒng)，也就無需繳納這筆費(fèi)用了。 6、升級(jí)成本：
對(duì)于OA辦公軟件的常規(guī)升級(jí)，大多廠商會(huì)提供一個(gè)免費(fèi)的時(shí)限(通常和服務(wù)期一樣)，在這個(gè)時(shí)限內(nèi)免費(fèi)升級(jí)，超期后就要收費(fèi)。 如果企業(yè)覺得自己的系統(tǒng)用著挺好，無需升級(jí)，也就不用理這個(gè)費(fèi)用了。 正是因?yàn)镺A辦公軟件可能產(chǎn)生很多后期成本和隱性成本，所以企業(yè)在選型時(shí)最需要關(guān)注的是它的綜合成本，也就是總體擁有成本，而非采購成本。 而對(duì)于看似很多的后期成本，畢竟企業(yè)的主業(yè)還在于業(yè)務(wù)，對(duì)系統(tǒng)的一些事交給專業(yè)的人來做，會(huì)更加事半功倍。企業(yè)該省就省，不該省就不省。
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