首先，管理是基礎(chǔ)，只有企業(yè)管理上的需要，高層管理者意識(shí)到信息系統(tǒng)的重要性，或者說(shuō)現(xiàn)有工作效率跟不上行業(yè)發(fā)展的需要，提出強(qiáng)烈的信息系統(tǒng)建設(shè)的需求，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成功上馬的必要前提。
其次，組織是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)良好運(yùn)作的動(dòng)力。企業(yè)組織上不同部門，不同角色，流程中各個(gè)用戶的投入，才能使系統(tǒng)很好的運(yùn)行起來(lái)。試想如果在系統(tǒng)投入使用中，總有某些人不愿意通過(guò)系統(tǒng)規(guī)范來(lái)操作，或者繞開辦公自動(dòng)化系統(tǒng)控制去完成工作，那最后辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將成為企業(yè)的包袱，而不是提高效率的工具。
最后，優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是決定能否實(shí)現(xiàn)管理者目標(biāo)，提高組織工作效率的平臺(tái)。優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要至少包括以下幾個(gè)特性。
一是安全可靠性，系統(tǒng)的安全可靠，是企業(yè)首先需要考慮的問(wèn)題。一旦企業(yè)的流程，數(shù)據(jù)都納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理后，系統(tǒng)的崩潰，數(shù)據(jù)的丟失將是企業(yè)管理者的惡夢(mèng)。
二是持續(xù)可用性，隨著企業(yè)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要能同樣不斷的發(fā)展，并且其發(fā)展可以只決定于企業(yè)本身，而不依賴于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)廠商。商業(yè)市場(chǎng)起起伏伏，今天的廠商誰(shuí)也不敢肯定能活到明天，弱耦合或者能不完全依賴廠商的系統(tǒng)，將不會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的絆腳石。
三是功能伸縮性，模塊化的設(shè)計(jì)思路，快速的部署，數(shù)據(jù)的無(wú)縫轉(zhuǎn)移和擴(kuò)容，這些看似簡(jiǎn)單的要求，很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)僅僅停留在表面，甚至很多系統(tǒng)設(shè)計(jì)者也未必能理解其中的精髓。模塊化的設(shè)計(jì)思路不是簡(jiǎn)單的搭積木，要考慮各模塊的關(guān)聯(lián)和依賴。
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