某國企公司正面臨著國家審計部門的審計，在審計過程中要求提供erp管理系統(tǒng)的完整數(shù)據(jù)，并且基于數(shù)據(jù)與公司的運營報表進(jìn)行核對，結(jié)果就被整理出了許多問題需要解釋，結(jié)果把CIO整的焦頭爛額。這些都是什么問題呢?比如說某個產(chǎn)品的價格數(shù)據(jù)為空，某筆交易的總額為空，或者是同一個產(chǎn)品的前后交易差額巨大等等。這些問題歸根結(jié)底是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，也是與前期應(yīng)用系統(tǒng)的時候，是否對于系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)做了嚴(yán)格限定的。問題現(xiàn)在是出來了，審計那邊還得CIO再耗費更多的精力去解釋說明了，不過我們在這里倒是需要思考：我們是否有必要對ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行“數(shù)據(jù)安檢”?
從企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展角度來看，只要企業(yè)想“陽光運營”，為未來上市做籌劃;或者本身已經(jīng)是上市公司的話，那是非常有必要做企業(yè)ERP系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)安檢”工作的，那這個“數(shù)據(jù)安檢”應(yīng)該怎么做呢。
1、制定ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)據(jù)要求應(yīng)該是怎么樣的，哪些是關(guān)鍵數(shù)據(jù)為必填項，填寫的規(guī)范要求是什么樣的?應(yīng)該多長時間填寫一次?應(yīng)該由誰來填?填寫的時候會有哪幾個場景。這一切都需要明確，由于ERP管理系統(tǒng)中涉及到的數(shù)據(jù)千千萬萬，不可能把所有數(shù)據(jù)都列進(jìn)來，因此在這里需要列舉的一定是涉及到企業(yè)運營核心的幾個數(shù)據(jù)，而這幾個數(shù)據(jù)的輸出都應(yīng)該是直接和企業(yè)的運營管理指標(biāo)直接相關(guān)的，只有這樣才能確保效果。
2、制定ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)驗證策略：如何驗證數(shù)據(jù)是正確的呢?在這里一定需要有一個校驗機(jī)制，如：總額校驗、分項數(shù)據(jù)校驗、相關(guān)數(shù)據(jù)校驗、人工校驗等多種方式，只有確定了數(shù)據(jù)驗證策略，才可以考慮把這些驗證策略做成數(shù)據(jù)驗證工具，通過系統(tǒng)進(jìn)行自動化檢驗，大大提高數(shù)據(jù)校驗的效率。
3、制定ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安檢機(jī)制：需要確定數(shù)據(jù)安檢的周期，是一周檢查一次，還是一個月查一次，或者是季度、半年?哪些數(shù)據(jù)是需要一個月查一次的，哪些數(shù)據(jù)是季度或一年才查一次的，隨著業(yè)務(wù)類型的不同，數(shù)據(jù)的安檢周期也應(yīng)該是不同的。還有數(shù)據(jù)安檢是由企業(yè)自行來完成，還是作為軟件服務(wù)商的增值服務(wù)來完成，還和企業(yè)的預(yù)算、人員編制、服務(wù)商能力、雙方的合作深度有著直接關(guān)系。
4、制定數(shù)據(jù)安檢之后的改進(jìn)措施：數(shù)據(jù)有問題了怎么辦?整改呀。怎么改?是軟件問題，還是操作問題，或者是業(yè)務(wù)規(guī)則與流程的問題。都需要對問題進(jìn)行仔細(xì)分析，并將問題落實到責(zé)任人頭上，推動改進(jìn)。只有這樣才能夠把系統(tǒng)越用越順暢，而系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)也能夠越來越準(zhǔn)確，越來越及時。
ERP管理系統(tǒng)看似很美很炫，用個儀表盤可以看到企業(yè)運營的全景圖，但別忘記了，這個美好藍(lán)圖是建立在及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，千萬要把這個基礎(chǔ)工作做扎實了。
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