一、資金審批前的準備工作
一是制訂資金審批管理辦法。資金審批是企業(yè)管理活動中的重要內(nèi)容之一，它關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，企業(yè)必須要根據(jù)財務管理規(guī)定制訂《使用OA系統(tǒng)進行財務資金審批管理辦法》，主要包括資金審批權(quán)限規(guī)定、資金審批流程和資金審批責任追究等，作為業(yè)務經(jīng)辦人、財務管理人員和資金審批審核人共同遵守的企業(yè)法則。
二是發(fā)布每日資金情況。企業(yè)可利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)的“信息發(fā)布”一“公告管理”外掛EXCEL表格，實現(xiàn)各公司逐筆審批過程的累計和列示明細功能，該表由指定人員定期填寫、上傳，并通過OA系統(tǒng)后臺權(quán)限設置，開放給相關(guān)人員查閱，為資金審批提供相應的參照和依據(jù)。
三是設置資金審批表格和審批流程。企業(yè)要在OA系統(tǒng)的“公文管理”模塊中設置《單位借(付)款審批表》、《部門借(付)款審批表》、《大額借(付)款審批表》、《預算外資金借(付)款審批表》等表格，并按財務規(guī)定設定審批流程，從而在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)資金審批的功能并快速安全地實現(xiàn)資金的審批。
二、資金審批管理
(一)資金審批權(quán)限規(guī)定
一是內(nèi)部借款審批。因采購、出差、業(yè)務接待、業(yè)務費用及其他因公事項的需要，以現(xiàn)金形式申請支付的行為視為借款發(fā)生。單次事項金額在3萬元(含3萬元)以上的，必須通過OA審批程序報所屬部門負責人、財務部門負責人、分管領(lǐng)導審核，總經(jīng)理審批。3萬元以下的，按一般財務規(guī)定辦理。
二是預算內(nèi)支出審批。子公司或分公司同一事項累計金額超過10萬元(含10萬元)的各項支出付款，應按OA審批程序由所屬分、子公司逐級報公司預算財務部、監(jiān)察審計部、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批。
三是公司本部支出審批。公司本部3萬元(含3萬元)以上支出必須通過OA審批程序逐級報公司總經(jīng)理審批，但借款時己通過OA審批程序的，在批準的開支額度和范圍內(nèi)可不再重復審批。各項支出付(借)款應由財務部門負責人審核后方可列賬支付。業(yè)務接待費支出按公司業(yè)務接待費管理辦法規(guī)定辦理，員工薪酬支出按公司薪酬相關(guān)規(guī)定辦理。
四是預算外支出及付款。按照“嚴控開支、先批后用”的原則，所有的開支均應嚴格控制在董事會批準的預算內(nèi)執(zhí)行。超出預算的開支，無論金額大小，均須通過OA審批程序報所屬部門負責人、財務部門負責人、分管領(lǐng)導審核，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后報董事長審批。
(二)資金審批流程
1．填制《資金審批表》。各子公司業(yè)務經(jīng)辦人辦理付款申請時，應根據(jù)進貨驗收單和合同付款條款的約定，進入OA系統(tǒng)的“資金審批表”欄，按照審批表的格式填好《資金審批表》并提出申請，付款依據(jù)(如合同、進貨驗收單等)應通過掃描件同時放人OA系統(tǒng)中的“工作附件”，以便后續(xù)審批人審閱時作為參考依據(jù)。
2．完成各層級審批或?qū)徍耍瑥氖贾两K分別經(jīng)過分公司或子公司業(yè)務部門審批、子公司財務室負責人審核、子公司負責人審批、公司預算財務部部長和監(jiān)察審計部部長審核、公司分管領(lǐng)導審批、總經(jīng)理審批。其中，各相關(guān)負責人員應根據(jù)合同的條款和進貨驗收單據(jù)顯示的內(nèi)容，對各分、子公司業(yè)務經(jīng)辦人在《資金審批表》中提出的付款事項進行審核，根據(jù)職責權(quán)限簽署具體審核、審批意見。子公司財務室負責人應把與該付款事項相關(guān)的賬務情況和未達賬項的經(jīng)濟業(yè)務情況說明清楚后才簽署本部門的審核意見。公司預算財務部部長和監(jiān)察審計部部長負責對《資金審批表》的相關(guān)審批流程是否完善、付款理由是否充分、公司資金狀況是否允許等情況進行復核，對不符合付款條件的應注明原因后予以退回�！皩徟辈僮髟贠A系統(tǒng)中，都是以“待辦事項”形式掛在“待辦事項”模塊中的，所有審批操作都與OA系統(tǒng)中公文處理流程的審批操作相同。
3．統(tǒng)計并制作表格。對下次還需審批的未完事項，在領(lǐng)導批準付款后，資金付款申請主辦人員根據(jù)《資金審批表》進行統(tǒng)計并制作EXCEL表格，掛在“電子公告”上，為下一次的審批流程做審批基礎，供有權(quán)限的審核人、審批人實時查閱歷史審批記錄。
4．短信通知。在OA系統(tǒng)一般操作功能的基礎上加入的短信通知功能，鏈接了專業(yè)信息技術(shù)公司的SP信息端口，實現(xiàn)了實時手機短信息通知并提醒當事人資金審批流程功能。具體表現(xiàn)為：當有審批任務時，OA系統(tǒng)會發(fā)送短信至審批人，提醒該審批人當前有待審批任務，并可多次提醒催促審批人有待辦任務。
5．資金審批憑據(jù)保存。審批流程完成后，最后審批人將資金審批單提交發(fā)起人，發(fā)起人保存后，在OA系統(tǒng)中將資金審批單打印并交財務部門作為付款審批憑證附件，隨記賬憑證保存。
6．資金審批責任追究。為保證財務收支審批制度的嚴肅性，所有財務收支應嚴格按照流程辦理審批手續(xù)，若未按照規(guī)定履行審批手續(xù)的，經(jīng)發(fā)現(xiàn)應追究財務人員和其他相關(guān)責任人責任，造成經(jīng)濟損失的，追究其經(jīng)濟責任甚至法律責任。
(三)資金審批人外出時的審批方式
一種是審批人可在出差前，做好“授權(quán)”設置。審批人可進入“個人辦公”—“個人設置”—“外出授權(quán)”，新建一個“代理人”，將審批權(quán)限授權(quán)給該代理人。另一種是填表人可經(jīng)過電話請示審批人，審批人口頭同意后，通過手機短信息發(fā)送授權(quán)信息至填表人、OA系統(tǒng)管理員、下一審批人手機進行三方確認，信息保留期到審批人補簽為止。OA系統(tǒng)管理員根據(jù)審批人確認信息在OA系統(tǒng)中做適當?shù)墓ぷ髡{(diào)度。在審批完成后，填表人再將信息返至審批人進行確認。審批人還可隨身攜帶筆記本電腦出差，并配備CDMA無線上網(wǎng)設備，便于隨時隨地進入OA系統(tǒng)進行資金審批工作。
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