關于知識管理軟件和系統(tǒng)，您還需要了解以下的真相：

真相1：當你不知道需求的時候，所有的軟件都適合你。

當你沒有明確的需求時去選擇知識管理系統(tǒng)，市場上沒有任何一款系統(tǒng)適合你，當然換句話說是所有的系統(tǒng)都適合你。

這也是許多公司被系統(tǒng)廠商“忽悠”的原因，因為不知道自己需要什么，那個廠商會忽悠就買哪個。

真相2：大部分知識管理軟件和系統(tǒng)建立在錯誤的需求上。

這個錯誤或者是因為個人的經驗不足，因為在開始做知識管理的時候也是最不了解知識管理的時候。許多剛開始知識管理的機構，搞不清楚知識管理該如何去推動和實施，只是生硬的調研“你有什么樣的知識管理需求”，這樣獲取的結果一定不能反映真實的情況。

或者是因為廠商的誤導，廠商當然會將他們的系統(tǒng)說的能解決您的所有問題。只有等系統(tǒng)上線運營了很長時間時你才發(fā)現：很重要的需求沒有滿足或者遺漏。

真相3：沒有下管理功夫（相關的定義、制度、企業(yè)核心問題界定），知識管理系統(tǒng)不能夠發(fā)揮作用。

就是說，在購買軟件和系統(tǒng)前，你的知識管理需要已經做了很多的工作，已經搞清楚在你們公司什么是知識、什么樣的活動算知識共享，知識管理能幫人解決什么問題，這些都需要明確。這個時候，你需要一個工具來幫助你更便捷的實現你的思路和想法，這時候知識管理軟件才有用。

真相4：大部分知識管理軟件系統(tǒng)可用性較差，站在存儲的立場而少有考慮用戶

國內的知識管理軟件和系統(tǒng)基本上都是文件、文檔、內容管理，還有一部分是社會化的工具。隨著近幾年互聯網尤其是移動互聯網的發(fā)展，這些軟件與員工常用的互聯網工具差別越來越大，人們用鼠標投票發(fā)出“太難用了”的吶喊。嚴重阻礙了員工使用系統(tǒng)的熱情，使之成為一個昂貴的擺設。

也有一些軟件開發(fā)廠商注意到了這些問題，除了站在公司和知識內容的立場上，更多考慮知識型員工、部門、職能的利益，借鑒互聯網好的知識發(fā)現和表達方式，做出了不錯的產品。

真相5：大部分市場上宣傳的KMS成功案例都不太成功

基于市場需要，每家知識管理軟件和系統(tǒng)廠商都“制造”了許多成功案例，但這些案例的真實性值得懷疑。成功不成功不是廠商說了算，也不是知識管理經理說了算，應該是讓員工和管理者真正感覺到好處才算，如果以這個標準衡量，大部分成功案例真心不好。所以你在采購的時候要審慎的去鑒別這些案例。

而且眼見也不一定為實，許多買系統(tǒng)的愿意去參觀之前的客戶案例，但看看那個系統(tǒng)或聽聽介紹，本質上也是看不出蹊蹺的。