其實(shí)內(nèi)部數(shù)據(jù)往往是企業(yè)進(jìn)行信息管理的基礎(chǔ)，一個(gè)項(xiàng)目的形成或發(fā)展都需要項(xiàng)目組工作人員對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)有十足的把控能力。因此，在應(yīng)用OA系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)用戶適應(yīng)在內(nèi)部數(shù)據(jù)管理方面做些細(xì)分設(shè)計(jì)，配合OA軟件商對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的連貫性�！叭绻髽I(yè)用戶在內(nèi)部數(shù)據(jù)方面管理有誤，那么其他方面將會(huì)為0，關(guān)鍵性在于企業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)時(shí)選擇內(nèi)部分享快、安全性高的產(chǎn)品。
而對(duì)于關(guān)鍵文檔的防護(hù)，在用戶反饋的意見中最集中的方面是文檔傳輸保障、易操作、報(bào)表簡化等方面。了解發(fā)現(xiàn)，OA的文檔防護(hù)和報(bào)表制作采用自定義流程，界面簡單，容易操作，實(shí)施上線快，很容易得到老板的認(rèn)可。而OA具有業(yè)內(nèi)最符合國家標(biāo)準(zhǔn)的收文和發(fā)文管理功能，并與檔案管理完全整合……然而，這些功能都在于企業(yè)用戶應(yīng)用起來與實(shí)際工作需求相符才能使其發(fā)揮最大價(jià)值。，切勿認(rèn)為關(guān)鍵文檔管理僅僅局限在加密、流轉(zhuǎn)控制方面，OA系統(tǒng)在文檔管理方面的基礎(chǔ)功能同樣重要。
相比內(nèi)部數(shù)據(jù)、關(guān)鍵文檔兩方面的防護(hù)，外發(fā)第三方數(shù)據(jù)方面是眾多企業(yè)用戶最為關(guān)注的安全區(qū)。在這一點(diǎn)上，一定在OA系統(tǒng)的涉密功能上做足功課，強(qiáng)化保密管理。同時(shí)，業(yè)內(nèi)專家告訴我們：“企業(yè)如遇產(chǎn)業(yè)外協(xié)客戶、合作伙伴較多的情況，那么在應(yīng)用OA系統(tǒng)時(shí)關(guān)鍵是通過制定的外發(fā)平臺(tái)對(duì)需要外發(fā)的文件進(jìn)行安全加密處理，實(shí)現(xiàn)該文檔在非單位環(huán)境的授權(quán)使用，并嚴(yán)格限制該文檔的使用權(quán)限�！�
除此之外，為了防止外發(fā)第三方數(shù)據(jù)的誤差，OA系統(tǒng)這樣在語言上有多樣設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也是企業(yè)用戶可參考的元素。在遇到不同國家的客戶合作方時(shí)，統(tǒng)一語言是減少外發(fā)第三方數(shù)據(jù)漏洞的有效方法。
站在企業(yè)用戶的角度來看，在整個(gè)應(yīng)用OA系統(tǒng)的過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)的信息防護(hù)都至關(guān)重要，而內(nèi)部數(shù)據(jù)、關(guān)鍵文檔以及外發(fā)第三方數(shù)據(jù)這三大方面的安全是貫穿企業(yè)管理的基礎(chǔ)。OA系統(tǒng)選型、功能巧應(yīng)用等是對(duì)信息防護(hù)的有效渠道，企業(yè)用戶可以在應(yīng)用OA系統(tǒng)過程中研究一番。
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