關(guān)于OA 實(shí)施的要點(diǎn)
一、 項(xiàng)目實(shí)施觀念
作為項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理應(yīng)明確并與客戶確認(rèn) OA 項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到的效果：
1、信息化建設(shè)是一個(gè)信息化工程，是有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施的，不可能一蹴而就，最一次上OA 項(xiàng)目時(shí)不能定位太高，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況定制合理的目標(biāo)。
2、系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題是必然的。一方面軟件系統(tǒng)有適應(yīng)性的調(diào)整，另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習(xí)慣和部分人的利益問(wèn)題。
3、系統(tǒng)的使用是需要理性引導(dǎo)的。不能聽(tīng)從使用用戶的任意需求（了解需求提出者提出的真正的需求、真正的定位），而把用戶應(yīng)用需求向系統(tǒng)產(chǎn)品上引導(dǎo)、靠近。
4、不能企望整個(gè)系統(tǒng) 100%的應(yīng)用、使用，那是一個(gè)最理想狀態(tài)！應(yīng)該保證系統(tǒng)主要功能成功使用。
二、 項(xiàng)目實(shí)施策略
總結(jié)我們以往成熟經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出如下項(xiàng)目實(shí)施策略：
策略一：促使單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭應(yīng)用
一個(gè)單位的信息化工作往往呈現(xiàn)為“一把手工程”，如果項(xiàng)目沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)來(lái)牽頭，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)來(lái)應(yīng)用，那么整個(gè)系統(tǒng)推廣起來(lái)便缺乏力度，推廣也變得難了起來(lái)。
為了促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)使用，可以：
1、重點(diǎn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行應(yīng)用培訓(xùn)；
2、為領(lǐng)導(dǎo)層提供最為關(guān)心的、煩心的、最迫切的應(yīng)用，如：工作任務(wù)不能急了解情況，辦事效率不高，問(wèn)題不明確等；
3、由于多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)往往文字輸入有困難，所以給領(lǐng)導(dǎo)提供的應(yīng)用功能，要盡可能地簡(jiǎn)潔、直觀、易用——只須通過(guò)鼠標(biāo)便可完成操作；
A. 可以考慮為領(lǐng)導(dǎo)配備手寫(xiě)板，完成公文批注處理；
B. 利用其它策略造勢(shì)、形成“圍勢(shì)”，“迫使”領(lǐng)導(dǎo)去應(yīng)用；
C. 擬安排專人（秘書(shū)）代理領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)信息，這樣即使領(lǐng)導(dǎo)因太忙、或因計(jì)算機(jī)水平原因，相關(guān)電子信息亦能得到及時(shí)處理。
策略二：作好推廣遞進(jìn)層次、層層推進(jìn)
一般來(lái)講，對(duì)于公文管理、會(huì)議管理這樣的純辦公應(yīng)用往往較難推廣、需要一定的時(shí)期才能推廣開(kāi)來(lái)，所以應(yīng)計(jì)劃好系統(tǒng)推廣遞進(jìn)層次，如在前期重點(diǎn)推廣：
1、業(yè)務(wù)型功能模塊；
2、信息發(fā)布系統(tǒng)；
3、內(nèi)部郵件、在線交流、論壇等；
4、檔案管理系統(tǒng)；
5、簡(jiǎn)單的，給大家?guī)?lái)好外的流程，如請(qǐng)假流程、物品購(gòu)買申請(qǐng)流程、收文流程、費(fèi)用報(bào)銷等流程，這些流程每個(gè)人都會(huì)用到的，通過(guò)網(wǎng)上審批節(jié)省了找領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，并且可以隨時(shí)了解審批到那個(gè)步驟。
這些系統(tǒng)具有易推廣、實(shí)用、易應(yīng)用起來(lái)等特點(diǎn)。 這些系統(tǒng)得以推廣后，便可以推廣其它各個(gè)系統(tǒng)的使用，從而達(dá)到整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用。
策略三：制度促進(jìn)
即與管理部門(mén)（尤其是辦公室部門(mén)）密切配合，制定相關(guān)規(guī)章制度，明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺(tái)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，同時(shí)切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)方式。
策略四：現(xiàn)場(chǎng)值守及時(shí)響應(yīng)、解決問(wèn)題
凡是系統(tǒng)，在使用過(guò)程中或多或少都會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問(wèn)題。如果這些問(wèn)題不能得到及時(shí)答復(fù)、解決，便可能影響用戶使用信心，也可能出現(xiàn)一些負(fù)面聲音，這對(duì)信息主管部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)產(chǎn)生很大的壓力和影響。因此，這些問(wèn)題必須消除在萌芽中。
策略五：幫助完成數(shù)據(jù)采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理可以有效促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目的早日啟動(dòng)和使用。 在一般的電子政務(wù)、OA 辦公系統(tǒng)項(xiàng)目中，前期的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由我們實(shí)施人員去完成，因項(xiàng)目剛開(kāi)始用戶對(duì)于系統(tǒng)的理解、數(shù)據(jù)整理的不熟悉，由用戶錄入會(huì)拖延項(xiàng)目的時(shí)間。
策略六：充分發(fā)揮“督察督辦系統(tǒng)”的作用
即由相關(guān)管理人員利用督察督辦系統(tǒng)促進(jìn)各個(gè)部門(mén)、人員充分利用協(xié)同辦公管理平臺(tái)。
策略七：發(fā)揮手機(jī)短信自動(dòng)通知、通告功能
手機(jī)短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具，將系統(tǒng)與手機(jī)短信結(jié)合起來(lái)。
手機(jī)將時(shí)時(shí)提醒“您”去使用系統(tǒng)了。
策略八：發(fā)揮客戶方信息中心、系統(tǒng)管理員作用
系統(tǒng)實(shí)施主要力量還是要靠信息中心、系統(tǒng)管理員，而核心力量是“我們”。
策略流程： 發(fā)揮信息中心、系統(tǒng)管理員能動(dòng)性非常關(guān)鍵，重點(diǎn)培養(yǎng)出客戶系統(tǒng)管理員，讓其能解決日常使用中90%的問(wèn)題
另外，辦公室之類部門(mén)是系統(tǒng)使用的關(guān)鍵部門(mén)，應(yīng)由信息中心積極去聯(lián)合、共同推廣。
策略九：關(guān)于公文系統(tǒng)處理
每一個(gè)單位都關(guān)系公文系統(tǒng)，政府部門(mén)更是如此！但是公文系統(tǒng)往往是最難用起來(lái)的，關(guān)鍵原因有兩個(gè)：
1、改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)公文習(xí)慣，一下子是比較難以接受和習(xí)慣的。
2、如果一些領(lǐng)導(dǎo)不熟悉計(jì)算機(jī)便必須造成公文流程的“斷點(diǎn)”，另外領(lǐng)導(dǎo)潛意識(shí)里的“權(quán)力”感覺(jué)被剝奪。
3、紙質(zhì)文件是不可能一下取消的。
所以建議：
1、系統(tǒng)演示時(shí)，可以講解整個(gè)公文處理的完善性、靈活性不能讓人覺(jué)得你的公文系統(tǒng)太簡(jiǎn)單、沒(méi)有函量。
2、實(shí)施時(shí)候，簡(jiǎn)單化處理，即公文流程過(guò)程還是傳統(tǒng)模式手工批注，結(jié)束時(shí)再電子化、成文、歸檔，其它收閱人則通過(guò)系統(tǒng)收閱電子文件即可。
3、對(duì)言之：這是一個(gè)過(guò)程、不要一蹴而就。
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