電子化管理熱潮的到來也為我國(guó)不少企業(yè)迎來了信息化管理的革命，但是我國(guó)的電子文件管理方面仍舊存在很大的漏洞。中國(guó)人民大學(xué)“電子文件管理機(jī)制研究”課題研究小組的調(diào)查報(bào)告結(jié)果顯示，在49家中央和國(guó)家機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位中，18.4%的單位沒有留存任何電子文件，79.6%的機(jī)構(gòu)沒有采取任何措施留存數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁文件等。
目前很多企業(yè)已經(jīng)了解到了文檔管理對(duì)企業(yè)管理的重要性，但是對(duì)文檔管理系統(tǒng)卻沒有任何概念。文檔管理系統(tǒng)沒有引起企業(yè)的足夠重視，甚至有的企業(yè)還以為文檔管理系統(tǒng)就是OA，或文檔管理系統(tǒng)是OA的一部分，這是一個(gè)非常大的誤區(qū)。筆者將從兩方面闡述：選擇OA，為什么還要選擇文檔管理系統(tǒng)？
一、為什么要選擇文檔管理系統(tǒng)？
企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)硬盤破損、數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號(hào)混亂、信息共享滯后、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會(huì)造成時(shí)間浪費(fèi)，溝通困難、安全隱患，導(dǎo)致企業(yè)管理困難、利潤(rùn)減少、紙張資源成本居高與工作進(jìn)度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展。企業(yè)要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。
文檔管理軟件都有什么功能呢？筆者用較為常見的致得E6協(xié)同文檔管理軟件舉例，其功能就是主要針對(duì)于企業(yè)文檔的管理，有版本控制、權(quán)限管理、紙質(zhì)文檔電子化管理、全文搜索、存儲(chǔ)備份、文檔審計(jì)、多媒體支持、CAD工程圖預(yù)覽、遠(yuǎn)程協(xié)同辦公、審批流程等功能，能夠滿足企業(yè)對(duì)文檔管理的主要需求。對(duì)于企業(yè)管理而言占據(jù)著舉足輕重的地位。
二、選擇OA，為什么還要選擇文檔管理系統(tǒng)？
我國(guó)有很大一部分企業(yè)對(duì)電子文件管理沒有任何概念，在其他開展信息化管理并進(jìn)行高效運(yùn)營(yíng)的先進(jìn)企業(yè)對(duì)比下，其競(jìng)爭(zhēng)力不斷下降。一部分企業(yè)對(duì)OA有了一定認(rèn)知，了解了電子政務(wù)管理的重要性。但殊不知OA其實(shí)是電子政務(wù)管理軟件的一個(gè)小分支，還有很多領(lǐng)域沒有了解到。如與OA同等地位的文檔管理軟件，就經(jīng)常被當(dāng)做OA的一部分，而被企業(yè)忽視。
1、管理方向不同
據(jù)調(diào)查，有60%以上的企業(yè)知道OA，而在這些企業(yè)中認(rèn)識(shí)到文檔管理系統(tǒng)的僅占到30%。
OA主要以工作流為中心，表單管理，文檔管理等均為其輔助功能，OA固然對(duì)于企業(yè)的工作流程管理能夠有很好的管理效果，然而筆者了解到，企業(yè)還有高達(dá)有80%非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效的控制。日常工作過程中的文件、圖片、工程圖紙等等文件都是散落在員工各自的電腦中的，這些文件作為企業(yè)智慧資料的載體，往往把握著企業(yè)命脈。對(duì)于這些資料的管理就需要用到文檔管理系統(tǒng)了。
2、OA文檔管理的局限性
OA是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能的一種軟件，文檔管理只是其中一小部分功能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到企業(yè)對(duì)文檔管理的要求。
文檔管理軟件軟件也帶有OA的流程管理，但也只是軟件的其中一個(gè)方面。文檔管理軟件的主要管理內(nèi)容為文檔，是對(duì)大量散落的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理。作為電子管理工具，其重要性不壓于OA，是企業(yè)資料管理不可或缺的助手。
3、OA與文檔管理相輔相成
OA與文檔管理軟件有著相輔相成的關(guān)系。很多企業(yè)對(duì)電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業(yè)務(wù)流管理或文檔管理上。企業(yè)要想提高自身效率，在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，這兩款軟件是企業(yè)的左膀右臂，缺一不可。文檔管理軟件與OA共同服務(wù)于企業(yè)，則會(huì)構(gòu)成一個(gè)完美的管理機(jī)制，使企業(yè)在工作流程管理與文檔管理方面完美融合，企業(yè)辦公效率成倍增長(zhǎng)。
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