正所謂“OA選型，需求先行”，需求是整個OA實施項目的重心，所有的選型工作應該圍繞應用需求展開。然而，很多用戶在進行需求規(guī)劃時，難免需求過于簡單，或者過于泛化，甚至貪大求全，最后發(fā)現(xiàn)看似完美的OA系統(tǒng)上線之后，這個功能不太實用，那個功能也不太適用，所應用的OA系統(tǒng)根本無法很好的支撐企業(yè)運營。
那么企業(yè)用戶應該如何明確應用需求，正確邁出OA選型第一步呢？
1、根據(jù)企業(yè)發(fā)展階段明確需求
企業(yè)各個階段的信息化需求是連貫的，中間環(huán)節(jié)不應該出現(xiàn)任何斷層。而公司不同發(fā)展階段其應用需求是不同的，這就要求OA系統(tǒng)的應用選擇需要根據(jù)公司的不同發(fā)展階段有目的、有計劃的進行，在公司用戶需求的引導下，不斷滿足企業(yè)不同發(fā)展階段的管理需求。
對此，企業(yè)在初期發(fā)展階段，由于自身條件限制，可選擇功能實用、性能穩(wěn)定、價格適中的OA產(chǎn)品；在深化應用階段，隨著用戶對OA系統(tǒng)的認識進一步加強，必然會產(chǎn)生一些更為準確、細致的新需求，這個時候，需要一套能夠緊密貼合用戶需求進行靈活調(diào)整的OA系統(tǒng)；在協(xié)同管理階段，公司其信息化管理達到了一定程度，企業(yè)內(nèi)部往往存在多個獨立的信息化系統(tǒng)如 ERP、CRM等，需要一個集成性、整合性較強的綜合的協(xié)同管理平臺，比如萬戶OA系統(tǒng)顯著的整合性特勢就能實現(xiàn)OA系統(tǒng)與第三方系統(tǒng)的無縫整合。
2、根據(jù)公司存在的問題明確需求
很多企業(yè)在考慮應用OA系統(tǒng)時往往存在盲從的、攀比的心態(tài)。“很多企業(yè)都在上OA系統(tǒng)，我們也上一套OA系統(tǒng)”、“我們的競爭對手上了一套系統(tǒng)，我們也應該上一套”，基于這種心態(tài)產(chǎn)生的OA系統(tǒng)應用需求不僅不能給企業(yè)帶來價值，而且會浪費企業(yè)資源，產(chǎn)生相反的效果。
在企業(yè)確定OA應用需求時，需要以企業(yè)存在的問題為導向，通過對企業(yè)充分的調(diào)研找出影響企業(yè)低效甚至是無效的問題所在，并以此為根據(jù)判斷企業(yè)到底需要怎樣的OA系統(tǒng)？比如所在的企業(yè)對流程流轉(zhuǎn)有著較高的要求，在OA選型時可有針對性的選擇工作流程管理功能較為出色的OA系統(tǒng)。
企業(yè)客戶要認清一點，OA辦公系統(tǒng)并不能解決我們所有的業(yè)務問題，要理性看待OA辦公系統(tǒng)所產(chǎn)生的實際效果。要學會瞄準重點需求，把我們必需的功能容納進來，把非必需的功能暫擺一邊，這樣既可以節(jié)省成本，有可以提升系統(tǒng)性能。
3、根據(jù)應用的輕重緩急明確需求
OA系統(tǒng)內(nèi)部需求一般是從各個業(yè)務部門采集而來的，但是，這些部門的需求通常是從自身角度出發(fā)的，很多需求隸屬于業(yè)務范疇，比較專業(yè)化，無法上升到協(xié)同的層面。同時，世界上也不存在能夠滿足所有部門所有應用需求的OA系統(tǒng)。另外，可能有一些需求，來自于嚴厲的上級領導，強勢的部門或者是不起眼的部門，倘若無法權衡這些需求，不僅將會在OA系統(tǒng)選擇上有所偏頗，而且也會因需求的不斷變化導致OA項目實施周期無限延長，無法把握項目主干進度的節(jié)奏，最終造成OA系統(tǒng)無法實施。
所以要想從繁多的應用需求中整理出必要的需求，必須衡量這些需求的輕重緩急以及其需求對于全局的影響程度，這就需要先找到一個企業(yè)共性的需求——協(xié)同，然后再考慮企業(yè)最關鍵部門急需的應用需求，比如業(yè)務部、財務部，再是重要角色的需求，最后再是一般部門的一般應用需求。
4、根據(jù)公司預算明確需求
一般而言，根據(jù)以上幾點，企業(yè)用戶總能找出相對適合自己的滿足企業(yè)需求的幾套OA辦公系統(tǒng)，那么，可以先把這些系統(tǒng)劃為目標范圍內(nèi)。接下來，是需要根據(jù)自己公司的預算情況再次進行剔除，在初次預選的OA辦公系統(tǒng)中，有的可能會在預算之內(nèi)，有的可能略超預算或者超額比例較大。這時，我們可以先剔除OA辦公系統(tǒng)預算超額比例太大的那些。例如公司預算20萬元，而一些OA系統(tǒng)價格在50萬或者上百萬，那么這些遠超預算的，可以暫不考慮。
雖然需求是最根本的，但資金預算也是必須面對的問題�？偟膩碚f，我們必須以大局為重、高瞻遠矚，面對一定的預算，必須毫不妥協(xié)的保留核心關鍵需求，盡量剔除掉不必要的小需求，在一定的預算范圍內(nèi)將OA系統(tǒng)應用需求合理化。
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