成敗論英雄,雖然影響系統(tǒng)實施成功的因素有很多,但是軟件的優(yōu)劣以及是否選型準(zhǔn)確仍然是決定項目實施成功與否的最重要因素。
梳理需求是關(guān)鍵
從選型方面說,用戶最應(yīng)該做好的首要事情就是:理清自己的需求。無數(shù)的OA系統(tǒng)選型文章在列出一條條“選型原則”告誡用戶時,把建議用戶了解自己的需求排在 第一位?墒菍嶋H情況中,仍然有很多企事業(yè)單位并沒有清楚了解自己的需求,而只是覺得,應(yīng)該提升一下企業(yè)管理了;應(yīng)該建設(shè)一下企業(yè)信息化了;同行企業(yè)上馬了新的OA系統(tǒng),效益得到了提高,我們也不能落后了等等諸如此類的理由。有些用戶呢,稍好一些,最起碼有需求的輪廓:上馬一個OA系統(tǒng)管理 一下公司的銷售部門;購買個OA系統(tǒng)解決一下跨地域辦公的問題;需要OA系統(tǒng)來幫我管人事、管項目管理等。
那具體的業(yè)務(wù)流程呢?管銷售有具 體的商機管理流程,管項目有具體的項目實施流程和方法,管報銷有具體的報銷流程和制度。每個企業(yè)都應(yīng)該有自己獨特的業(yè)務(wù)流程,這些業(yè)務(wù)流程也 正是企業(yè)核心價值所在。現(xiàn)實情形卻是另一幅畫面:到了項目實施時,用戶才發(fā)現(xiàn),這些流程都沒有好好梳理過。每個員工只管自己眼皮底下的固定工作,領(lǐng)導(dǎo)只用 來開會和救火,真正能夠管控流程的人沒有。
所以正確的做法是,企業(yè)首先確定自己的管理制度和方法,繼而理順業(yè)務(wù)流程,接著選型時尋找可實現(xiàn) 自己業(yè)務(wù)流程的OA產(chǎn)品,這樣當(dāng)然OA系統(tǒng)實施就容易成功得多。軟件說白了只是輔助的工具而已,用自動化的智能手段幫助管理者提高管理效率和易于管控。如果像有的管理者,只是依賴于管理軟件出流程出方法,那就本末倒置了。必然會導(dǎo)致項目實施的失敗。
系統(tǒng)靈活促成功
用戶需求確定,那么就為成功實施開了一個好頭。同時,如果OA系統(tǒng)自身靈活,可支持用戶個性化、自定義的業(yè)務(wù)流程和要求,那么實施的成功率自然又提高了許多。通過OA系統(tǒng)的自動流轉(zhuǎn),把每個流程自動推送到負責(zé)各個節(jié)點的參與人面前。同時實施的過程也是流程再造和優(yōu)化的過程,當(dāng)用戶在具體實施流程時會很容易發(fā)現(xiàn)流程有不合理、效率低、責(zé)任不明確的地方,正好利用這個機會進行升級和優(yōu)化。
以前的流程運轉(zhuǎn)完全靠人工管理,現(xiàn)在依靠OA系統(tǒng),領(lǐng)導(dǎo)進入系統(tǒng)就可以精準(zhǔn)地管控,了解流程停滯在哪里,在哪里被堵住,責(zé)任到人,再也不會發(fā)生踢皮球的情況。哪怕領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司,移動版本也可以實現(xiàn)跨地域的協(xié)作和管控。
小編說,他們也經(jīng)常遇到需求不清晰的用戶,往往實施時才發(fā)現(xiàn)從來沒有真正梳理過自己的業(yè)務(wù)流程,原來員工做事情都是按慣例,而這個慣例是否合理,是否形成了業(yè)務(wù)規(guī)范,從來沒有考慮過。有的用戶實施前還對自己的需求不以為然,覺得不復(fù)雜,可通過實施現(xiàn)場的不斷梳理,最后竟做出了復(fù)雜的 業(yè)務(wù)流程,用戶自己都沒有想到。 由此可見,用戶梳理流程和OA系統(tǒng)本身的靈活性兩者缺一不可,互相保證,才能促進OA系統(tǒng)項目實施的成功。
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