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企業(yè)執(zhí)行力提升 OA項(xiàng)目管理是關(guān)鍵 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)語：隨著企業(yè)發(fā)展壯大，很多企業(yè)對(duì)于OA的需求也發(fā)生了變化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的不僅僅是辦公自動(dòng)化，對(duì)于辦公室管理也有了一些新的需求：OA不應(yīng)該只是一個(gè)辦公自動(dòng)化的平臺(tái)，還應(yīng)該是一個(gè)運(yùn)營管理的平臺(tái)，可以實(shí)時(shí)管控辦公人員的工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理。 |
近二十余年來，OA辦公系統(tǒng)以其日益強(qiáng)大的辦公自動(dòng)化功能越來越受到管理者的青睞，成為國內(nèi)眾多企業(yè)的必備軟件。從第一代OA的硬件配置階段到第七代的移動(dòng)OA， 發(fā)展至今，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅局限于作為內(nèi)部溝通或信息發(fā)布的平臺(tái)，還提供一系列強(qiáng)大的功能，如文檔管理自動(dòng)化、工作流程自動(dòng)化、行政日常事務(wù)處理等。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，不同的階段對(duì)于信息化的需求是不同的。在公司的發(fā)展初期，一般只要滿足行政辦公管理、文檔管理等初級(jí)信息化管理需求即可；在公司發(fā)展中期，信息化需求逐步擴(kuò)大到流程規(guī)范管理、知識(shí)管理。對(duì)于上了規(guī)模的企業(yè)來說，最迫切需要的是一個(gè)統(tǒng)一的企業(yè)運(yùn)營管理平臺(tái)，要求OA能夠?qū)崿F(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。這是因?yàn)�，上了�?guī)模的企業(yè)每一年都會(huì)圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)制定年度計(jì)劃，并把計(jì)劃分解到各個(gè)部門，甚至是個(gè)人；在實(shí)際的執(zhí)行過程中，管理者需要實(shí)時(shí)地知道每一個(gè)計(jì)劃的落實(shí)情況如何，出現(xiàn)了哪些問題或風(fēng)險(xiǎn)。
然而，許多管理者逐步發(fā)現(xiàn)：傳統(tǒng)的OA雖然能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室辦公的全面自動(dòng)化，但是卻無法對(duì)辦公的效率和質(zhì)量進(jìn)行掌控，在方便辦公室人員辦公的同時(shí)，往往未能帶來企業(yè)真正意義上的效益提升。
管理學(xué)大師湯姆.彼得斯說：“所有的白領(lǐng)工作都是項(xiàng)目工作”，所以，要管好辦公室的工作效率和質(zhì)量，則需要有一個(gè)比OA更精細(xì)化、更有力度的項(xiàng)目管理平臺(tái)。OA+項(xiàng)目管理一體化就是讓企業(yè)管理層可以實(shí)時(shí)掌握員工辦公效率和質(zhì)量，跟蹤策略以及計(jì)劃執(zhí)行情況的新一代OA，通過嵌入項(xiàng)目管理軟件，將智力工作量化，轉(zhuǎn)換成“生產(chǎn)線”的量化管理�？偟膩碚f，OA+項(xiàng)目管理通過以下三個(gè)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)人員辦公時(shí)間、成本及質(zhì)量的管控：
細(xì)化工作分解與責(zé)任分解。傳統(tǒng)的OA雖然也有計(jì)劃/任務(wù)管理的功能，但相對(duì)比較簡單，通常都是領(lǐng)導(dǎo)指派一個(gè)任務(wù)，或者制定一個(gè)計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)，由下面的人執(zhí)行，并在執(zhí)行完成后以郵件的形式在進(jìn)行上報(bào)，只完成了辦公管理中文件流轉(zhuǎn)的功能，卻無法覆蓋工作執(zhí)行范疇。而OA+項(xiàng)目管理除了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化外，成功將觸角延生到了策略以及計(jì)劃的執(zhí)行范疇，不僅支持計(jì)劃和任務(wù)的審批、通知，通過引入項(xiàng)目管理功能，還能對(duì)任務(wù)、工作進(jìn)行劃分、指派以及進(jìn)度的跟進(jìn)。在系統(tǒng)上，管理層可在線制定策略以及計(jì)劃，并將計(jì)劃/策略下發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，再由相關(guān)負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)上進(jìn)行計(jì)劃的細(xì)分，即將一個(gè)大的計(jì)劃分解成若干個(gè)小活動(dòng)，并為每一個(gè)小活動(dòng)指定對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人。通過系統(tǒng)的概覽頁面，管理人員即可實(shí)時(shí)了解每個(gè)活動(dòng)的執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)度管控的同時(shí)，能夠根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)做出調(diào)整，促進(jìn)項(xiàng)目的落實(shí)。
量化工作與成本。OA+項(xiàng)目管理能夠?qū)?xiàng)目時(shí)間以及成本進(jìn)行管控。首先，制定計(jì)劃/任務(wù)下面的若干個(gè)小活動(dòng)的執(zhí)行時(shí)間和使用資源計(jì)劃，包括每一個(gè)小活動(dòng)需要多少時(shí)間完成、申請(qǐng)多少資源（人力資源、設(shè)備、物資等）。其次，在實(shí)際執(zhí)行中若出現(xiàn)逾期或超支的情況，這些數(shù)據(jù)均會(huì)在項(xiàng)目的WBS頁面高亮顯示。管理層只需要通過WBS頁面即可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度一目了然，清楚地了解到項(xiàng)目是否按照進(jìn)度完成，有效監(jiān)控項(xiàng)目成員的工作效率及資源是否使用過度，實(shí)現(xiàn)事中監(jiān)控和調(diào)整。
跟蹤工作進(jìn)度與質(zhì)量。OA+項(xiàng)目管理系統(tǒng)是一個(gè)實(shí)時(shí)跟進(jìn)的一體化管理工作平臺(tái)。對(duì)于不同活動(dòng)負(fù)責(zé)人更新的信息，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)匯總，并自動(dòng)關(guān)聯(lián)相關(guān)活動(dòng)，形成一張實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)的概覽地圖，清晰的展示項(xiàng)目進(jìn)度，極大地方面管理人員進(jìn)行執(zhí)行跟進(jìn)；
對(duì)于執(zhí)行質(zhì)量的把控，系統(tǒng)支持可交付成果審批功能。通過對(duì)可交付成果進(jìn)行驗(yàn)收指標(biāo)設(shè)定以及審核流程的設(shè)置等來把控工作的質(zhì)量，這一點(diǎn)區(qū)別于傳統(tǒng)OA手工記載完成率，信息更嚴(yán)謹(jǐn)真實(shí)，工作執(zhí)行質(zhì)量更加有保障。
使用OA+項(xiàng)目管理軟件，企業(yè)不僅實(shí)現(xiàn)辦公的全面自動(dòng)化，還有助于管理者加強(qiáng)對(duì)員工的管理，實(shí)時(shí)掌控員工工作的質(zhì)量和工作效率，真正做到有力度的智能化管理，切實(shí)提升企業(yè)的運(yùn)營效率。
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