什么是協(xié)同辦公OA？OA——即辦公自動化（office automation），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)協(xié)同辦公的自動化處理，是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統(tǒng)。是基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員遵從協(xié)同辦公OA設(shè)定的工作流程，處理日常事務，提高辦公效率。是對企業(yè)辦公過程中產(chǎn)生的一些有形的信息和日常的辦公流程進行管理，以提升辦公的效率和企業(yè)管理的規(guī)范性。
什么是文檔管理系統(tǒng)？文檔管理系統(tǒng)（document management system,簡稱DMS）或者數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)（digital asset management system,簡稱DAM），主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙、視頻和音頻等信息內(nèi)容。文檔管理系統(tǒng)的核心價值是幫助企業(yè)進行電子文檔生命周期的管理，構(gòu)建極其方便的文檔使用環(huán)境，為企業(yè)傳承文檔財富。
協(xié)同辦公OA是以網(wǎng)絡為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供電子郵件、目錄服務、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等功能。最根本作用就是解決多人員、多部門的高效協(xié)同辦公問題，而這個工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，也正因為強大的流程管理，OA辦公系統(tǒng)才能夠真正實現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。
文檔管理系統(tǒng)則是一個文件操作的工具平臺，專注于操作性、安全可控性、管理規(guī)范性等方面，與這是文檔管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公OA的根本區(qū)別所在。協(xié)同辦公OA固然對于企業(yè)的工作流程管理能夠有很好的效果，但對于企業(yè)高達80%的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效控制。
企業(yè)在運營過程中，經(jīng)常會 出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、機密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、信息共享滯后、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費，溝通困難、安全隱患，導致企業(yè)管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展。企業(yè)要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。
協(xié)同辦公OA與文檔管理軟件有著相輔相成的關(guān)系。企業(yè)對電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業(yè)務流管理或文檔管理上。然而，有60%以上的企業(yè)知道協(xié)同辦公OA，而在這些企業(yè)中認識到文檔管理系統(tǒng)的僅點到30%。我國還有很大一部分企業(yè)對文檔管理系統(tǒng)沒什么概念，導致企業(yè)在信息管理中缺少了至關(guān)重要的一環(huán)，影響了企業(yè)的發(fā)展。
有一種更好的解決方案，將文檔管理建設(shè)在BPM流程管理中，與協(xié)同辦公OA并存。在頂點信息BPM管理系統(tǒng)上文檔管理是作為一個很重要的內(nèi)容，與協(xié)同辦公OA相輔相成，做到統(tǒng)一標準、統(tǒng)一交換、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認證、互聯(lián)互通和資源共享，構(gòu)建開放性好、兼容性強的協(xié)同辦公管理應用開發(fā)平臺。
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