隨著全球信息化的發(fā)展，發(fā)達(dá)國(guó)家在幾年前，其新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公(使用文檔管理系統(tǒng))開始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)也逐步得以推廣，并迅速地在全球范圍內(nèi)掀興起一股“無(wú)紙化辦公”的新潮流。
新型的電子文檔管理系統(tǒng)，確實(shí)帶來(lái)了許多好處。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化辦公使得紙質(zhì)文件大量減少，隨之而來(lái)的印刷、用紙等辦公費(fèi)用也相應(yīng)縮減。不僅有效提高了辦公效率，而且節(jié)省了大量相關(guān)辦公開支。此外，隨著電子文檔的增多，紙質(zhì)文件的減少，也將使企業(yè)部門在解決大量“文山”問(wèn)題上節(jié)約大量人力和空間。另外，無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，也能使現(xiàn)有固定資產(chǎn)充分發(fā)揮效用，各盡其能。
文檔管理系統(tǒng)節(jié)省時(shí)間，減少浪費(fèi)，確保安全——無(wú)紙化辦公解決方案的最佳選擇。其基于獨(dú)有的元數(shù)據(jù)技術(shù)，使得文檔關(guān)聯(lián)，知識(shí)管理，權(quán)限管控，文件檢索格外容易和高效。并和Windows Explorer無(wú)縫集成，支持所有文件格式。除了和Windows Explorer以及Windows程序無(wú)縫集成外，凱德云M-Files還提供了和所有現(xiàn)代化CRM和ERP系統(tǒng)，以及其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)直接連接的能力。
但是從當(dāng)前無(wú)紙化辦公的實(shí)行狀況來(lái)看，電子文檔管理系統(tǒng)仍然無(wú)法完全取代紙質(zhì)辦公。最重要的原因便是安全和真實(shí)性。
一個(gè)人辛勤付出勞動(dòng)成果，而別人只要用一個(gè)U盤，加一個(gè)命令就可以輕而易舉斬獲。在無(wú)紙化運(yùn)作的過(guò)程，別有用心者只要一個(gè)電子郵件或者一個(gè)小小的U盤就可以將一個(gè)企業(yè)的商業(yè)或者人事機(jī)密，泄漏出去；甚至有的企業(yè)出現(xiàn)個(gè)別管理人員離職時(shí)將辦公電腦中文檔全部刪除而導(dǎo)致客戶資料、管理資料流失的情況。許多上傳下達(dá)的請(qǐng)示、批復(fù)、通知等公文都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來(lái)，蓋上公章、領(lǐng)導(dǎo)簽字然后才能生效。用以證明其文的真實(shí)性，有效性。而電子文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢(mèng)提供美妙的溫床。
安全和真實(shí)性是永遠(yuǎn)存在的問(wèn)題，并不是一時(shí)能解決的，至少文檔管理系統(tǒng)在安全性上還不錯(cuò)，擁有文檔管理所需要的一切功能。改善工作流程、提高信息使用率、消除冗余數(shù)據(jù)、安全地控制內(nèi)容、避免沖突和數(shù)據(jù)丟失——所有功能都集中在與Windows Explorer無(wú)縫集成的共享云盤里。
無(wú)紙化辦公（文檔管理系統(tǒng)）給我們帶來(lái)了便捷、高效的辦公環(huán)境，雖然目前還有很多的不足之處需要我們?nèi)ゲ粩嗤晟�，但我相信，隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷創(chuàng)新，隨著人們對(duì)無(wú)紙化辦公意識(shí)的不斷提高，無(wú)紙化辦公會(huì)離我們?cè)絹?lái)越近。
|
